Moderne advocatenkantoren en juridische afdelingen van bedrijven hebben te maken met een enorme hoeveelheid documenten. En de manier waarop die documenten worden beheerd, kan uw productiviteit verhogen of juist belemmeren.

Hoe zorg je ervoor dat je geen geld verliest bij het beheren van je bestanden?

In dit artikel leggen we uit wat een juridisch documentbeheersysteem (DMS) is en waarom het belangrijk is, geven we drie cruciale richtlijnen voor een sterke documentbeheerstrategie en laten we zien hoe u de juiste DMS-oplossing kunt vinden voor uw advocatenkantoor of juridische team.

Wat is een juridisch documentbeheersysteem?

Een juridisch documentbeheersysteem verwijst naar de tools en workflows die uw advocatenkantoor of juridisch team dagelijks gebruikt om documenten te maken, te bewerken, op te slaan, te zoeken en te delen, plus uw overkoepelende strategie en richtlijnen voor het omgaan met dossiers. 

Het verwijst ook naar een specifiek type juridische software dat de documentbeheerstrategie van uw organisatie ondersteunt, verbetert en stroomlijnt.

Waarom is documentbeheer belangrijk?

Of u nu een DMS gebruikt of niet, het is belangrijk om een consistente aanpak te hebben voor hoe uw team belangrijke bestanden moet beheren. Door duidelijke richtlijnen voor documentbeheer op te stellen, kunt u uw team helpen efficiënter en effectiever te werken door hen in staat te stellen:

• Vind documenten snel en gemakkelijk terug
• Houd de versiegeschiedenis bij
• Veilig documenten delen en samenwerken
• Bescherm vertrouwelijke bestanden tegen onbevoegde toegang
• Zorg voor naleving en governance
• …en nog veel meer.

Welke richtlijnen zijn essentieel voor een sterk documentbeheersysteem en een sterke documentbeheerstrategie? We gaan dieper in op drie belangrijke gebieden: regels voor het maken van documenten, hoe en waar documenten worden opgeslagen, en het opstellen van procedures en workflows.

1. Definieer regels voor het aanmaken van documenten.

Wanneer u besluit om het documentbeheersysteem van uw organisatie te verbeteren, is het eerste wat u moet doen regels opstellen voor het aanmaken van nieuwe documenten. Bijvoorbeeld:

• Documentsjablonen: Zijn er vaste sjablonen voor veelgebruikte documenttypes, zoals geheimhoudingsverklaringen, verkoopovereenkomsten, arbeidscontracten, intentieverklaringen (LOI), enz.?
• Bestandsnamen: Welke conventies voor bestandsnamen gaat u volgen? Welke afkortingen gaat u gebruiken voor veelvoorkomende beschrijvingen? Gaat u de naam of initialen van de auteur van het document vermelden? Gaat u statusindicatoren gebruiken (bijv. ingediend, uitgegeven of ontvangen)?
• Datums: Hoe wilt u datums in bestandsnamen weergeven? Gebruikt u bijvoorbeeld MMDDYY of YYYYMMDD?
• Versiebeheer: Als u dit handmatig moet doen, hoe houdt u dan de laatste versie van een document bij? Gebruikt u een datum/tijdstempel of de initialen van de redacteur?
• Metadata: Heb je aangepaste metadata-velden nodig voor digitale bestanden? Zouden bepaalde onderdelen van je bestandsnaamconventies beter als metadatatags kunnen worden gebruikt?

Om een effectief en efficiënt documentbeheersysteem te creëren, is consistentie van cruciaal belang. Maar het is ook belangrijk om de zaken zo eenvoudig mogelijk te houden. Bij de invoering van nieuwe documentprotocollen zullen mensen het nieuwe proces eerder accepteren als het gemakkelijk te onthouden en uit te voeren is.

Met deze regels kunt u ongeorganiseerde inhoud in uw DMS (of erger nog, zoekgeraakte of verloren gegevens) effectiever voorkomen. Uiteindelijk kunt u uw nieuwe normen toepassen op uw achterstand aan bestaande bestanden, maar eerst moet u ervoor zorgen dat alle nieuwe documenten die in het systeem worden opgenomen, aan uw geselecteerde vereisten voldoen.

2. Bepaal hoe en waar documenten worden opgeslagen.

Zodra u uw proces voor het maken van documenten hebt gestandaardiseerd, is de volgende stap om te beslissen hoe en waar u ze wilt opslaan — met andere woorden, ze ordenen!

Net zoals het helpt om consistente regels te volgen voor het aanmaken en benoemen van documenten, helpt het ook om consistent te zijn in het benoemen van mappen en bestandsstructuren, of u nu kiest voor fysieke, digitale of een combinatie van beide opslagmethoden.

Consistente mappenstructuren maken het voor teamleden gemakkelijk om snel de bestanden te vinden die ze nodig hebben. Dit is vooral cruciaal wanneer u een groot aantal documenten hebt en wanneer u veel vergelijkbare documenten hebt (bijvoorbeeld overeenkomsten voor meerdere klanten of leveranciers).

Een goede manier om ervoor te zorgen dat uw digitale mappen consistent zijn, is door een sjabloon te maken. Waarschijnlijk heeft uw advocatenkantoor of juridische team vaak te maken met vergelijkbare klantzaken of zakelijke projecten, dus u kunt elke keer dezelfde mappenstructuur gebruiken.

Hier volgt bijvoorbeeld een basisstructuur voor mappen of een bestandsboom voor een rechtszaak:

Voorbeeld van een juridische mappenstructuur

Met een sjabloon als deze kunt u eenvoudig de mapstructuur dupliceren voor nieuwe klanten, of submappen dupliceren voor nieuwe zaken met bestaande klanten.

Natuurlijk is elke zaak of elk project anders, dus het is misschien niet nodig om alle submappen voor elk project te bewaren. In dat geval kun je eenvoudig de submappen verwijderen die je niet nodig hebt, of nieuwe submappen toevoegen. Maar je kunt veel tijd (en moeite) besparen door consistent te zijn.

Beveiligingsmaatregelen voor documenten

Het veilig bewaren van documenten is een essentieel onderdeel van uw documentbeheersysteem. Naast de algehele beveiliging van het platform wilt u er ook voor zorgen dat vertrouwelijke en andere belangrijke informatie wordt beschermd tegen onbevoegde gebruikers, inclusief interne en externe bedreigingen.

Hoewel u de gebruikerstoegang zeker op documentniveau kunt beheren, is het doorgaans eenvoudiger om die beveiliging op mapniveau in te stellen. Over het algemeen geldt dat als iemand geen toestemming heeft om één document in een map te bekijken, hij of zij ook geen toestemming heeft om andere documenten te bekijken.

3. Stel documentprocedures en workflows vast.

Hoe geweldig het ook zou zijn om elke keer meteen het perfecte document te maken, dat is niet realistisch. Tussen interne en externe beoordelingen, onderhandelingen en andere aanpassingen door, ondergaan juridische documenten gedurende hun levenscyclus veel veranderingen.

Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat u duidelijke procedures hebt voor het maken, ordenen, controleren en goedkeuren van verschillende soorten documenten. U kunt bijvoorbeeld documentworkflows maken voor:

• Nieuwe klant of projectaanvraag
• Extern gemaakte documenten integreren in uw systeem
• Interne en externe documentbeoordelingsprocessen
• Naleving handhaven, inclusief archivering en vernietiging van documenten

Overstappen op digitaal documentbeheer

We snappen het: advocaten houden van papier. Het is dan ook geen verrassing dat sommige organisaties moeite hebben om fysieke documenten (en eindeloze hangmappen en archiefkasten om ze in op te bergen) los te laten.

Maar alleen omdat u een papieren documentbeheersysteem kunt opzetten , betekent dat nog niet dat u dat ook moet doen.

Als je dat doet, loop je veel krachtige voordelen mis die een sterk documentbeheersysteem en een goede strategie je bieden.

Aan de andere kant kan het gebruik van een juridisch specifiek DMS-platform uw team naar nieuwe hoogten van productiviteit tillen en hen in staat stellen om superieure juridische diensten te leveren.

Hoe u het beste juridische documentbeheersysteem kiest

Er zijn tegenwoordig verschillende commerciële oplossingen voor bestandsopslag op de markt, zoals Google Docs, Box en Dropbox. Maar deze tools zijn niet geschikt voor de unieke behoeften van juridische professionals, wat kan leiden tot aanzienlijke productiviteitsverliezen – om nog maar te zwijgen van het feit dat uw organisatie hierdoor aan risico's wordt blootgesteld.

Voor een beroep dat zo sterk afhankelijk is van documenten en digitale samenwerking, volstaat een generieke oplossing niet (vooral als het gaat om het beveiligen van vertrouwelijke informatie). Maar waar moet u op letten bij het kiezen van documentbeheersoftware die specifiek is ontwikkeld voor de juridische sector?

Belangrijkste kenmerken van een juridisch DMS

Wanneer u verschillende oplossingen voor documentbeheer voor uw organisatie onderzoekt, is het belangrijk om te weten wat echt een verschil zal maken voor uw team. Let op enkele van deze krachtige DMS-functies die de productiviteit van uw team van juridische professionals aanzienlijk kunnen verhogen:

• Overal toegang
• Materiaal- of projectgerichte mapindeling
• Document- en werkruimtesjablonen
• Veilig delen van documenten en externe samenwerking
• Geautomatiseerde versiebeheer
• Gelijktijdige samenwerking en discussie
• Geavanceerde toegangscontroles voor gebruikers
• Aangepaste metagegevensvelden
• Robuuste zoekmogelijkheden
• E-mailintegratie
• Tools voor workflow- en taakbeheer
• Echte cloudopslag

Met behulp van deze functies kan uw team zijn productiviteit maximaliseren, veilig en compliant blijven, naadloos samenwerken en zijn workflows stroomlijnen, zodat het geïnspireerd te werken.

Klaar om op zoek te gaan naar het perfecte juridische DMS? Stel deze 26 vragen, zodat u de juiste keuze voor uw bedrijf kunt maken – en slechts één keer hoeft over te stappen.