Os escritórios de advocacia modernos e as equipes jurídicas corporativas lidam com um enorme volume de documentos. E a forma como esses documentos são gerenciados pode aumentar ou impedir sua produtividade.

Então, como o você pode ter certeza de que não está perdendo dinheiro ao gerenciar seus arquivos?

Neste artigo, compartilharemos o que é um sistema de gerenciamento de documentos jurídicos (DMS) e por que ele é importante, três diretrizes cruciais para uma estratégia sólida de gerenciamento de documentos e como identificar a solução certa de DMS para apoiar seu escritório de advocacia ou equipe jurídica.

O que é um sistema de gerenciamento de documentos jurídicos?

Um sistema de gerenciamento de documentos jurídicos refere-se às ferramentas e aos fluxos de trabalho que seu escritório de advocacia ou equipe jurídica usa para criar, editar, armazenar, localizar e compartilhar documentos todos os dias, além de sua estratégia e diretrizes gerais para lidar com arquivos. 

Também se refere a um tipo específico de software jurídico que oferece suporte, aprimora e simplifica a estratégia de gerenciamento de documentos de sua organização.

Por que o gerenciamento de documentos é importante?

Quer o você use um DMS ou não, é importante ter uma abordagem consistente sobre como a sua equipe deve gerenciar arquivos importantes. Ao estabelecer diretrizes claras de gerenciamento de documentos, o você pode ajudar a sua equipe a trabalhar com mais eficiência e eficácia, permitindo que ela

• Localizar documentos com rapidez e facilidade
• Manter o controle do histórico de versões
• Compartilhe e colabore com segurança em documentos
• Proteger arquivos confidenciais de olhares não autorizados
• Manter a conformidade e a governança
• ...e muito mais.

Então, que tipos de diretrizes são vitais para um sistema e uma estratégia sólidos de gerenciamento de documentos? Vamos nos aprofundar em três áreas principais: regras para a criação de documentos, como e onde os documentos são armazenados e o estabelecimento de procedimentos e fluxos de trabalho.

1. Definir regras para a criação de documentos.

Quando o você decide melhorar o sistema de gerenciamento de documentos da sua organização, a primeira coisa a fazer é criar regras para a criação de novos documentos. Por exemplo:

• Modelos de documentos: Existem modelos estabelecidos para tipos de documentos usados com frequência, como NDAs, acordos de vendas, contratos de trabalho, cartas de intenção (LOI), etc.?
• Nomes de arquivos: Quais convenções de nomenclatura de arquivos o você seguirá? Quais abreviações o você usará para descrições comuns? O você incluirá o nome ou as iniciais do autor do documento? O você usará indicadores de status (por exemplo, arquivado, emitido ou recebido)?
• Datas: Como o você formatará as datas nos nomes de arquivos. Por exemplo, o você usará MMDDYY ou YYYYMMDD?
• Controle de versão: Se tiver que fazer isso manualmente, como o você acompanhará a versão mais recente de um documento? O você usará um carimbo de data/hora ou as iniciais do editor?
• Metadados: O você precisa de campos de metadados personalizados para arquivos digitais? Algum componente de suas convenções de nomenclatura de arquivos seria melhor como tags de metadados?

Para criar um sistema de gerenciamento de documentos eficaz e eficiente, a consistência é vital. Mas também é importante manter as coisas o mais simples possível. Ao introduzir novos protocolos de documentos, é mais provável que as pessoas adotem o novo processo se for fácil para elas lembrarem e fazerem.

Com essas regras em vigor, o você pode evitar com mais eficiência o conteúdo desorganizado no seu DMS (ou pior, dados perdidos ou extraviados). Eventualmente, o você pode aplicar seus novos padrões ao acúmulo de arquivos existentes, mas primeiro deve certificar-se de que todos os novos documentos que entram no sistema atendam aos requisitos selecionados.

2. Decidir como e onde os documentos serão armazenados.

Depois de padronizar seu processo de criação de documentos, a próxima etapa é decidir como e onde armazená-los - em outras palavras, organizá-los!

Da mesma forma que é útil seguir regras consistentes para criar e nomear documentos, também é útil ser consistente quanto à nomeação de pastas e estruturas de arquivos, independentemente de o você optar por armazenar documentos fisicamente, digitalmente ou um pouco de ambos.

Estruturas de pastas consistentes facilitam para os membros da equipe a localização rápida dos arquivos de que precisam. Isso é especialmente importante quando o você tem um grande número de documentos e quando tem vários documentos semelhantes (por exemplo, contratos para vários clientes ou fornecedores).

Uma ótima maneira de garantir que suas pastas digitais sejam consistentes é criar um modelo. É provável que o seu escritório de advocacia ou a sua equipe jurídica lide com frequência com assuntos semelhantes de clientes ou projetos de negócios, portanto, o você pode usar sempre a mesma estrutura de pastas.

Por exemplo, aqui está uma estrutura básica de pastas ou árvore de arquivos para uma questão litigiosa:

Exemplo de estrutura de pasta jurídica

Com um modelo como esse em vigor, o você pode duplicar facilmente a estrutura de pastas para novos clientes ou duplicar subpastas para novos assuntos com clientes existentes.

É claro que cada assunto ou projeto é diferente, portanto, talvez não seja necessário manter todas as subpastas para cada um deles. Nesse caso, é fácil excluir as subpastas que o você não precisa ou adicionar outras exclusivas. Mas o você pode economizar muito tempo (e esforço) sendo consistente.

Medidas de segurança de documentos

Manter os documentos seguros é uma parte vital do seu sistema de gerenciamento de documentos. Além da segurança geral da plataforma, o você deseja garantir que as informações confidenciais e outras informações importantes sejam protegidas contra usuários não autorizados, incluindo ameaças internas e externas.

Embora seja possível controlar o acesso do usuário no nível do documento, normalmente é mais fácil definir esses controles no nível da pasta. De modo geral, se um indivíduo não estiver autorizado a visualizar um documento em uma pasta, ele não poderá visualizar outros.

3. Estabelecer procedimentos e fluxos de trabalho de documentos.

Por mais maravilhoso que seja criar o documento perfeito na primeira vez, todas as vezes, isso não é realista. Entre revisões internas e externas, negociações e outros ajustes, os documentos jurídicos passam por muitas mudanças ao longo de seu ciclo de vida.

Por isso, é importante garantir que o você tenha procedimentos claros para criar, organizar, revisar e aprovar vários tipos de documentos. Por exemplo, o você pode querer criar fluxos de trabalho de documentos para:

• Entrada de novos clientes ou projetos
• Integração de documentos criados externamente em seu sistema
• Processos de revisão de documentos internos e externos
• Manter a conformidade, incluindo arquivamento e descarte de documentos

Conversão para o gerenciamento digital de documentos

Nós entendemos: os advogados adoram papel. Portanto, não é de surpreender que algumas organizações tenham dificuldade em abandonar os documentos físicos (e as infinitas pastas suspensas e armários de arquivo para guardá-los).

Mas só porque o você pode criar um sistema de gerenciamento de documentos baseado em papel, não significa que deva fazê-lo.

Na verdade, isso o privaria de muitos benefícios poderosos que advêm de um sistema e de uma estratégia sólidos de gerenciamento de documentos.

Por outro lado, o uso de uma plataforma DMS específica para o setor jurídico pode levar a sua equipe a novos patamares de produtividade e capacitá-la a prestar serviços jurídicos de qualidade superior.

Como escolher o melhor sistema de gerenciamento de documentos jurídicos

Atualmente, há várias soluções comerciais de armazenamento de arquivos disponíveis no mercado, como Google Docs, Box e Dropbox. Mas essas ferramentas não são adequadas às necessidades exclusivas dos profissionais da área jurídica, o que pode causar perdas significativas de produtividade, além de expor sua organização a riscos.

Para uma profissão que depende tanto de documentos e colaboração digital, uma solução genérica não é suficiente (especialmente quando se trata de proteger informações confidenciais).

Principais recursos de um DMS jurídico

Ao explorar várias soluções de gerenciamento de documentos para a sua organização, é importante saber o que realmente fará a diferença para a sua equipe. Fique atento a alguns desses poderosos recursos de DMS que podem dar à sua equipe de profissionais da área jurídica um grande aumento de produtividade:

• Acesso em qualquer lugar
• Organização de pastas centrada no assunto ou no projeto
• Modelos de documentos e espaços de trabalho
• Compartilhamento seguro de documentos e colaboração externa
• Controle de versão automatizado
• Colaboração e discussão simultâneas
• Controles avançados de acesso do usuário
• Campos de metadados personalizados
• Recursos robustos de pesquisa
• Integração de e-mail
• Ferramentas de fluxo de trabalho e gerenciamento de tarefas
• Armazenamento real na nuvem

Usando esses recursos, a sua equipe pode maximizar a produtividade, manter-se segura e em conformidade, colaborar de forma integrada e simplificar os fluxos de trabalho para que possam trabalhar inspirados.

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