Moderna advokatbyråer och juridiska avdelningar på företag hanterar en enorm mängd dokument. Hur dessa dokument hanteras kan öka eller minska din produktivitet.

Så hur ser du till att du inte förlorar pengar när du hanterar dina filer?

I den här artikeln berättar vi vad ett dokumenthanteringssystem (DMS) för juridiska dokument är och varför det är viktigt, tre viktiga riktlinjer för en stark dokumenthanteringsstrategi och hur du identifierar rätt DMS-lösning för din advokatbyrå eller ditt juridiska team.

Vad är ett system för hantering av juridiska dokument?

Ett system för hantering av juridiska dokument avser de verktyg och arbetsflöden som din advokatbyrå eller ditt juridiska team använder för att skapa, redigera, lagra, hitta och dela dokument varje dag – samt din övergripande strategi och riktlinjer för hantering av filer. 

Det avser också en specifik typ av juridisk programvara som stöder, förbättrar och effektiviserar din organisations dokumenthanteringsstrategi.

Varför är dokumenthantering viktigt?

Oavsett om du använder ett DMS eller inte är det viktigt att ha en enhetlig strategi för hur ditt team ska hantera viktiga filer. Genom att fastställa tydliga riktlinjer för dokumenthantering kan du hjälpa ditt team att arbeta mer effektivt och produktivt genom att göra det möjligt för dem att:

• Hitta dokument snabbt och enkelt
• Håll koll på versionshistoriken
• Dela och samarbeta säkert med dokument
• Skydda konfidentiella filer från obehöriga ögon
• Upprätthålla efterlevnad och styrning
• …och mycket mer.

Vilka riktlinjer är då viktiga för ett starkt dokumenthanteringssystem och en stark strategi? Vi kommer att fördjupa oss i tre viktiga områden: regler för att skapa dokument, hur och var dokument lagras samt fastställande av rutiner och arbetsflöden.

1. Definiera regler för dokumentskapande.

När du bestämmer dig för att förbättra din organisations dokumenthanteringssystem är det första du ska göra att skapa regler för att skapa nya dokument. Till exempel:

• Dokumentmallar: Finns det fastställda mallar för vanligt förekommande dokumenttyper, såsom sekretessavtal, försäljningsavtal, anställningsavtal, avsiktsförklaringar (LOI) etc.?
• Filnamn: Vilka konventioner för filnamngivning kommer du att följa? Vilka förkortningar kommer du att använda för vanliga beskrivningar? Kommer du att ange dokumentförfattarens namn eller initialer? Kommer du att använda statusindikatorer (t.ex. arkiverad, utfärdad eller mottagen)?
• Datum: Hur ska du formatera datum i filnamn? Ska du till exempel använda MMDDYY eller YYYYMMDD?
• Versionskontroll: Om du måste hantera det manuellt, hur kommer du att hålla reda på den senaste versionen av ett dokument? Kommer du att använda datum/tidsstämpel eller redaktörens initialer?
• Metadata: Behöver du anpassade metadatafält för digitala filer? Skulle någon del av dina filnamnskonventioner fungera bättre som metadatataggar?

För att skapa ett effektivt och ändamålsenligt dokumenthanteringssystem är konsekvens avgörande. Men det är också viktigt att hålla saker och ting så enkla som möjligt. När nya dokumentprotokoll införs är det mer sannolikt att människor accepterar den nya processen om den är lätt att komma ihåg och genomföra.

Med dessa regler på plats kan du mer effektivt förhindra oorganiserat innehåll i ditt DMS (eller ännu värre, felplacerade eller förlorade data). Så småningom kan du tillämpa dina nya standarder på din backlogg av befintliga filer, men först bör du se till att alla nya dokument som kommer in i systemet uppfyller dina valda krav.

2. Bestäm hur och var dokumenten ska lagras.

När du har standardiserat din process för att skapa dokument är nästa steg att bestämma hur och var du ska lagra dem – med andra ord, organisera dem!

Precis som det är bra att följa konsekventa regler för att skapa och namnge dokument, är det också bra att vara konsekvent när det gäller namngivning av mappar och filstrukturer, oavsett om du väljer att lagra dokument fysiskt, digitalt eller en kombination av båda.

Enhetliga mappstrukturer gör det enkelt för teammedlemmarna att snabbt hitta de filer de behöver. Detta är särskilt viktigt när du har ett stort antal dokument och när du har många liknande dokument (t.ex. avtal för flera kunder eller leverantörer).

Ett bra sätt att säkerställa att dina digitala mappar är konsekventa är att skapa en mall. Det är troligt att din advokatbyrå eller ditt juridiska team ofta hanterar liknande klientärenden eller affärsprojekt, så du kan använda samma mappstruktur varje gång.

Här är ett exempel på en grundläggande mappstruktur eller filstruktur för ett rättsligt ärende:

Exempel på juridisk mappstruktur

Med en sådan mall kan du enkelt kopiera mappstrukturen för nya kunder eller kopiera undermappar för nya ärenden hos befintliga kunder.

Naturligtvis är varje ärende eller projekt olika, så det kanske inte är nödvändigt att behålla alla undermappar för varje enskilt ärende. I så fall är det enkelt att ta bort de undermappar du inte behöver eller lägga till unika undermappar. Men du kan spara mycket tid (och arbete) genom att vara konsekvent.

Dokumentsäkerhetsåtgärder

Att skydda dokument är en viktig del av ditt dokumenthanteringssystem. Utöver den övergripande plattformssäkerheten vill du säkerställa att konfidentiell och annan viktig information skyddas från obehöriga användare – inklusive interna och externa hot.

Även om du självklart kan kontrollera användarnas åtkomst på dokumentnivå är det oftast enklare att definiera dessa kontroller på mappnivå. Generellt sett gäller att om en person inte har behörighet att visa ett dokument i en mapp, har den personen inte heller behörighet att visa andra dokument.

3. Upprätta dokumentrutiner och arbetsflöden.

Det vore underbart om man kunde skapa det perfekta dokumentet första gången, varje gång, men det är inte realistiskt. Mellan interna och externa granskningar, förhandlingar och andra justeringar genomgår juridiska dokument många förändringar under sin livscykel.

Därför är det viktigt att se till att du har tydliga rutiner för att skapa, organisera, granska och godkänna olika typer av dokument. Du kanske vill skapa dokumentflöden för till exempel:

• Ny kund eller nytt projekt
• Integrera externt skapade dokument i ditt system
• Interna och externa dokumentgranskningsprocesser
• Upprätthållande av efterlevnad, inklusive arkivering och dokumentförstöring

Konvertering till digital dokumenthantering

Vi förstår: advokater älskar papper. Så det är ingen överraskning att vissa organisationer har svårt att släppa taget om fysiska dokument (och oändliga hängmappar och arkivskåp för att förvara dem).

Men bara för att du kan skapa ett pappersbaserat dokumenthanteringssystem betyder det inte att du bör göra det.

I själva verket skulle detta beröva dig många kraftfulla fördelar som ett starkt dokumenthanteringssystem och en stark strategi ger.

Å andra sidan kan användningen av en juridikspecifik DMS-plattform ta ditt team till nya höjder av produktivitet och ge dem möjlighet att leverera överlägsna juridiska tjänster.

Hur man väljer det bästa systemet för hantering av juridiska dokument

Det finns idag flera kommersiella lösningar för fillagring på marknaden, såsom Google Docs, Box och Dropbox. Men dessa verktyg är inte anpassade efter juristers specifika behov, vilket kan leda till betydande produktivitetsförluster – för att inte tala om att det utsätter din organisation för risker.

För ett yrke som är så beroende av dokument och digitalt samarbete räcker det inte med en generisk lösning (särskilt när det gäller att skydda konfidentiell information). Men vad ska man leta efter i en dokumenthanteringsprogramvara som är specifikt utvecklad för juridikbranschen?

Viktiga funktioner i ett juridiskt DMS

När du utforskar olika dokumenthanteringslösningar för din organisation är det viktigt att veta vad som verkligen kommer att göra skillnad för ditt team. Håll utkik efter några av dessa kraftfulla DMS-funktioner som kan ge ditt team av jurister en betydande produktivitetsökning:

• Åtkomst var som helst
• Materiel- eller projektcentrerad mapporganisation
• Dokument- och arbetsytemallar
• Säker dokumentdelning och extern samverkan
• Automatiserad versionskontroll
• Samtidig samverkan och diskussion
• Avancerade åtkomstkontroller för användare
• Anpassade metadatafält
• Robusta sökfunktioner
• E-postintegration
• Verktyg för arbetsflöde och uppgiftshantering
• Äkta molnlagring

Med hjälp av dessa funktioner kan ditt team maximera sin produktivitet, upprätthålla säkerhet och efterlevnad, samarbeta smidigt och effektivisera sina arbetsflöden så att de kan arbeta inspirerat.

Är du redo att börja leta efter det perfekta juridiska DMS-systemet? Se till att ställa dessa 26 frågor så att du kan fatta rätt beslut för ditt företag – och bara byta en gång.