Gli studi legali moderni e gli uffici legali aziendali devono gestire un volume enorme di documenti. E il modo in cui tali documenti vengono gestiti può aumentare o ostacolare la vostra produttività.

Come si fa, quindi, ad assicurarsi di non perdere denaro durante la gestione dei propri file?

In questo articolo vi spiegheremo cos’è un sistema di gestione dei documenti legali (DMS) e perché è importante, vi forniremo tre linee guida fondamentali per una solida strategia di gestione dei documenti e vi illustreremo come individuare la soluzione DMS più adatta alle esigenze del vostro studio legale o del vostro team legale.

Che cos’è un sistema di gestione dei documenti legali?

Per "sistema di gestione dei documenti legali" si intendono gli strumenti e i flussi di lavoro che il vostro studio legale o il vostro team legale utilizza quotidianamente per creare, modificare, archiviare, individuare e condividere i documenti, oltre alla strategia generale e alle linee guida relative alla gestione dei fascicoli. 

Si riferisce inoltre a un tipo specifico di software legale che supporta, potenzia e ottimizza la strategia di gestione dei documenti della vostra organizzazione.

Perché la gestione dei documenti è importante?

Che utilizziate o meno un sistema di gestione dei documenti (DMS), è importante adottare un approccio coerente riguardo alle modalità con cui il vostro team deve gestire i file importanti. Stabilendo linee guida chiare per la gestione dei documenti, potrete aiutare il vostro team a lavorare in modo più efficiente ed efficace, consentendogli di:

• Trova i documenti in modo facile e veloce
• Tieni traccia della cronologia delle versioni
• Condividi e collabora in tutta sicurezza sui documenti
• Proteggi i file riservati da occhi indiscreti
• Garantire la conformità e la governance
• …e molto altro ancora.

Quindi, quali sono le linee guida fondamentali per un sistema e una strategia di gestione dei documenti efficaci? Approfondiremo tre aspetti chiave: le regole per la creazione dei documenti, le modalità e i luoghi di archiviazione dei documenti e la definizione di procedure e flussi di lavoro.

1. Definire le regole per la creazione dei documenti.

Quando si decide di migliorare il sistema di gestione dei documenti della propria organizzazione, la prima cosa da fare è stabilire delle regole per la creazione di nuovi documenti. Ad esempio:

• Modelli di documenti: esistono modelli prestabiliti per i tipi di documenti di uso frequente, quali accordi di riservatezza (NDA), contratti di vendita, contratti di lavoro, lettere di intenti (LOI), ecc.?
• Nomi dei file: quali convenzioni di denominazione dei file intendi seguire? Quali abbreviazioni utilizzerai per le descrizioni più comuni? Includerai il nome o le iniziali dell’autore del documento? Utilizzerai indicatori di stato (ad es. archiviato, emesso o ricevuto)?
• Date: come intendi formattare le date nei nomi dei file? Ad esempio, userai il formato MMDDYY o YYYYMMDD?
• Controllo delle versioni: se dovessi gestirlo manualmente, come faresti a tenere traccia dell'ultima versione di un documento? Useresti la data e l'ora o le iniziali dell'autore?
• Metadati: avete bisogno di campi di metadati personalizzati per i file digitali? Alcuni elementi delle vostre convenzioni di denominazione dei file potrebbero essere meglio gestiti come tag di metadati?

Per creare un sistema di gestione dei documenti efficace ed efficiente, la coerenza è fondamentale. Ma è anche importante mantenere le cose il più semplici possibile, nei limiti del ragionevole. Quando si introducono nuovi protocolli per la gestione dei documenti, è più probabile che le persone adottino il nuovo processo se è facile da ricordare e da mettere in pratica.

Grazie a queste regole, potrai prevenire in modo più efficace la disorganizzazione dei contenuti nel tuo sistema di gestione documentale (DMS) (o, peggio ancora, lo smarrimento o la perdita dei dati). In seguito, potrai applicare i nuovi standard all’archivio dei file esistenti, ma prima dovrai assicurarti che tutti i nuovi documenti inseriti nel sistema soddisfino i requisiti da te stabiliti.

2. Decidere come e dove conservare i documenti.

Una volta standardizzato il processo di creazione dei documenti, il passo successivo consiste nel decidere come e dove archiviarli — in altre parole, organizzarli!

Proprio come è utile seguire regole coerenti per la creazione e la denominazione dei documenti, è altrettanto utile mantenere una certa coerenza nella denominazione delle cartelle e nella struttura dei file, indipendentemente dal fatto che si scelga di archiviare i documenti in formato cartaceo, digitale o un misto dei due.

Una struttura coerente delle cartelle consente ai membri del team di individuare rapidamente i file di cui hanno bisogno. Ciò è particolarmente importante quando si dispone di un gran numero di documenti e quando si hanno numerosi documenti simili (ad esempio, contratti relativi a più clienti o fornitori).

Un ottimo modo per garantire la coerenza delle tue cartelle digitali è quello di creare un modello. È probabile che il tuo studio legale o il tuo team legale si occupi spesso di pratiche relative a clienti o progetti aziendali simili, quindi puoi utilizzare ogni volta la stessa struttura di cartelle.

Ad esempio, ecco una struttura di cartelle di base, ovvero un albero di file, relativa a una causa legale:

Esempio di struttura delle cartelle legali

Con un modello come questo, è possibile duplicare facilmente la struttura delle cartelle per i nuovi clienti oppure duplicare le sottocartelle per le nuove pratiche relative ai clienti esistenti.

Ovviamente, ogni progetto o attività è diversa dalle altre, quindi potrebbe non essere necessario conservare tutte le sottocartelle per ciascuna di esse. In tal caso, è facile eliminare le sottocartelle che non servono o aggiungerne di nuove. Tuttavia, mantenendo una certa coerenza è possibile risparmiare molto tempo (e fatica).

Misure di sicurezza relative ai documenti

Garantire la sicurezza dei documenti è un aspetto fondamentale del vostro sistema di gestione documentale. Oltre alla sicurezza generale della piattaforma, è necessario assicurarsi che le informazioni riservate e quelle importanti siano protette da utenti non autorizzati, comprese le minacce interne ed esterne.

Sebbene sia certamente possibile controllare l'accesso degli utenti a livello di documento, in genere è più semplice definire tali controlli a livello di cartella. In linea di massima, se un utente non è autorizzato a visualizzare un documento contenuto in una cartella, non gli è consentito visualizzare nemmeno gli altri.

3. Definire le procedure relative ai documenti e i flussi di lavoro.

Per quanto sarebbe fantastico riuscire a redigere il documento perfetto al primo tentativo, ogni volta, non è realistico. Tra revisioni interne ed esterne, negoziazioni e altre modifiche, i documenti legali subiscono numerose modifiche nel corso del loro ciclo di vita.

Ecco perché è importante assicurarsi di disporre di procedure chiare per la creazione, l'organizzazione, la revisione e l'approvazione dei vari tipi di documenti. Ad esempio, potrebbe essere opportuno creare flussi di lavoro per i documenti relativi a:

• Acquisizione di nuovi clienti o progetti
• Integrazione nel proprio sistema di documenti creati esternamente
• Processi di revisione dei documenti interni ed esterni
• Garanzia della conformità, compresi l'archiviazione e lo smaltimento dei documenti

Passaggio alla gestione digitale dei documenti

Lo sappiamo bene: gli avvocati adorano la carta. Non c’è quindi da stupirsi che alcune organizzazioni facciano fatica a separarsi dai documenti cartacei (e dalle infinite cartelle sospese e dagli schedari necessari per conservarli).

Ma solo perché è possibile creare un sistema di gestione dei documenti cartacei , non significa che si debba farlo.

Infatti, così facendo vi privereste di numerosi vantaggi significativi derivanti da un solido sistema e da una strategia di gestione dei documenti.

D'altra parte, l'utilizzo di una piattaforma DMS specifica per il settore legale può portare il vostro team a nuovi livelli di produttività e consentirgli di fornire servizi legali di qualità superiore.

Come scegliere il miglior sistema di gestione dei documenti legali

Oggi sul mercato sono disponibili diverse soluzioni commerciali per l’archiviazione dei file, come Google Docs, Box e Dropbox. Tuttavia, questi strumenti non sono adatti alle esigenze specifiche dei professionisti del settore legale, il che può comportare notevoli perdite di produttività, per non parlare dell’esposizione della vostra organizzazione a rischi.

Per una professione che si basa in modo così massiccio sui documenti e sulla collaborazione digitale, una soluzione generica non è sufficiente (soprattutto quando si tratta di proteggere le informazioni riservate). Ma quali sono le caratteristiche da ricercare in un software di gestione dei documenti specifico per il settore legale?

Caratteristiche principali di un sistema di gestione documentale (DMS) per il settore legale

Mentre valutate le diverse soluzioni di gestione documentale per la vostra organizzazione, è importante capire cosa farà davvero la differenza per il vostro team. Prestate attenzione ad alcune di queste potenti funzionalità dei sistemi di gestione documentale (DMS) che possono garantire al vostro team di professionisti legali un notevole aumento della produttività:

• Accesso da qualsiasi luogo
• Organizzazione delle cartelle incentrata sui contenuti o sui progetti
• Modelli di documenti e aree di lavoro
• Condivisione sicura dei documenti e collaborazione con soggetti esterni
• Controllo automatico delle versioni
• Collaborazione e discussione simultanee
• Controlli avanzati degli accessi degli utenti
• Campi di metadati personalizzati
• Funzionalità di ricerca avanzate
• Integrazione con la posta elettronica
• Strumenti per la gestione dei flussi di lavoro e delle attività
• Vero spazio di archiviazione su cloud

Grazie a queste funzionalità, il tuo team potrà massimizzare la produttività, garantire la sicurezza e la conformità, collaborare senza intoppi e ottimizzare i flussi di lavoro, in modo da poter lavorare con entusiasmo.

Sei pronto a iniziare la ricerca del sistema di gestione documentale (DMS) perfetto per il settore legale? Assicurati di porre queste 26 domande, così potrai fare la scelta giusta per la tua azienda — e cambiare sistema una volta sola.