Os modernos escritórios de advogados e as equipas jurídicas das empresas lidam com um enorme volume de documentos. E a forma como esses documentos são geridos pode aumentar ou impedir a sua produtividade.

Então, como garantir que não está a perder dinheiro ao gerir os seus ficheiros?

Neste artigo, vamos partilhar o que é um sistema de gestão de documentos jurídicos (DMS) e porque é importante, três diretrizes cruciais para uma estratégia de gestão de documentos sólida e como identificar a solução DMS certa para apoiar o seu escritório de advogados ou equipa jurídica.

O que é um sistema de gestão de documentos jurídicos?

Um sistema de gestão de documentos jurídicos refere-se às ferramentas e fluxos de trabalho que o seu escritório de advogados ou equipa jurídica utiliza para criar, editar, armazenar, localizar e partilhar documentos todos os dias - além da sua estratégia global e diretrizes para o tratamento de ficheiros. 

Também se refere a um tipo específico de software jurídico que apoia, melhora e simplifica a estratégia de gestão de documentos da sua organização.

Porque é que a gestão de documentos é importante?

Quer utilize um DMS ou não, é importante ter uma abordagem consistente sobre a forma como a sua equipa deve gerir ficheiros importantes. Ao estabelecer diretrizes claras para a gestão de documentos, pode ajudar a sua equipa a trabalhar de forma mais eficiente e eficaz, permitindo-lhe

• Localizar documentos de forma rápida e fácil
• Manter um registo do histórico de versões
• Partilhe e colabore em documentos de forma segura
• Proteger ficheiros confidenciais de olhares não autorizados
• Manter a conformidade e a governação
• ...e muito mais.

Então, que tipo de diretrizes são vitais para um sistema e estratégia de gestão de documentos sólidos? Iremos analisar três áreas principais: regras para a criação de documentos, como e onde os documentos são armazenados e estabelecimento de procedimentos e fluxos de trabalho.

1. Definir regras para a criação de documentos.

Quando decide melhorar o sistema de gestão documental da sua organização, a primeira coisa a fazer é criar regras para a criação de novos documentos. Por exemplo:

• Modelos de documentos: Existem modelos estabelecidos para tipos de documentos frequentemente utilizados, tais como NDAs, acordos de vendas, contratos de trabalho, cartas de intenção (LOI), etc.?
• Nomes de ficheiros: Que convenções de nomeação de ficheiros vai seguir? Que abreviaturas irá utilizar para descrições comuns? Incluirá o nome ou as iniciais do autor do documento? Utilizará indicadores de estado (por exemplo, arquivado, emitido ou recebido)?
• Datas: Como irá formatar as datas nos nomes dos ficheiros. Por exemplo, vai utilizar MMDDYYY ou YYYYMMDD?
• Controlo de versões: Se tiver de o fazer manualmente, como é que vai controlar a última versão de um documento? Utilizará um carimbo de data/hora ou as iniciais do editor?
• Metadados: Necessita de campos de metadados personalizados para ficheiros digitais? Algum componente das suas convenções de nomeação de ficheiros seria melhor como etiquetas de metadados?

Para criar um sistema de gestão de documentos eficaz e eficiente, a consistência é vital. Mas também é importante manter as coisas tão simples quanto possível. Ao introduzir novos protocolos de documentos, é mais provável que as pessoas adoptem o novo processo se este for fácil de lembrar e de executar.

Com estas regras em vigor, pode evitar mais eficazmente conteúdos desorganizados no seu DMS (ou pior, dados extraviados ou perdidos). Eventualmente, pode aplicar as suas novas normas à acumulação de ficheiros existentes, mas primeiro deve certificar-se de que todos os novos documentos que entram no sistema cumprem os requisitos selecionados.

2. Decidir como e onde os documentos serão armazenados.

Depois de ter normalizado o seu processo de criação de documentos, o passo seguinte é decidir como e onde os armazenar - por outras palavras, organizá-los!

Tal como ajuda seguir regras consistentes para criar e atribuir nomes aos documentos, também ajuda ser consistente na atribuição de nomes a pastas e estruturas de ficheiros, quer opte por armazenar documentos fisicamente, digitalmente ou um pouco de ambos.

Estruturas de pastas consistentes facilitam aos membros da equipa a localização rápida dos ficheiros de que necessitam. Isto é especialmente importante quando tem um grande número de documentos e quando tem muitos documentos semelhantes (por exemplo, contratos para vários clientes ou fornecedores).

Uma excelente forma de garantir que as suas pastas digitais são consistentes é criar um modelo. É provável que o seu escritório de advogados ou a sua equipa jurídica lide frequentemente com assuntos de clientes ou projectos empresariais semelhantes, pelo que pode utilizar sempre a mesma estrutura de pastas.

Por exemplo, eis uma estrutura básica de pastas ou árvore de ficheiros para um assunto litigioso:

Exemplo de estrutura de pastas jurídicas

Com um modelo como este, pode facilmente duplicar a estrutura de pastas para novos clientes ou duplicar subpastas para novos assuntos com clientes existentes.

Naturalmente, cada assunto ou projeto é diferente, pelo que pode não ser necessário manter todas as subpastas para cada um deles. Nesse caso, é fácil eliminar as subpastas de que não precisa ou adicionar subpastas exclusivas. Mas pode poupar muito tempo (e esforço) se for consistente.

Medidas de segurança dos documentos

Manter os documentos seguros é uma parte vital do seu sistema de gestão documental. Para além da segurança geral da plataforma, pretende garantir que as informações confidenciais e outras informações importantes estão protegidas contra utilizadores não autorizados, incluindo ameaças internas e externas.

Embora seja possível controlar o acesso dos utilizadores ao nível do documento, é normalmente mais fácil definir esses controlos ao nível da pasta. De um modo geral, se um indivíduo não estiver autorizado a visualizar um documento numa pasta, não poderá visualizar outros.

3. Estabelecer procedimentos documentais e fluxos de trabalho.

Por mais maravilhoso que fosse criar o documento perfeito à primeira, sempre, isso não é realista. Entre revisões internas e externas, negociações e outros ajustes, os documentos jurídicos passam por muitas alterações ao longo do seu ciclo de vida.

É por isso que é importante garantir que tem procedimentos claros para criar, organizar, rever e aprovar vários tipos de documentos. Por exemplo, pode querer criar fluxos de trabalho de documentos para:

• Admissão de novos clientes ou projectos
• Integração de documentos criados externamente no seu sistema
• Processos de revisão de documentos internos e externos
• Manter a conformidade, incluindo o arquivo e a eliminação de documentos

Conversão para a gestão digital de documentos

Nós percebemos: os advogados adoram papel. Por isso, não é de admirar que algumas organizações tenham dificuldade em abandonar os documentos físicos (e as intermináveis pastas suspensas e armários de arquivo para os guardar).

Mas o facto de poder criar um sistema de gestão de documentos em papel não significa que o deva fazer.

De facto, se o fizer, estará a privá-lo de muitos benefícios poderosos que advêm de um sistema e de uma estratégia de gestão de documentos sólidos.

Por outro lado, a utilização de uma plataforma DMS específica para o sector jurídico pode levar a sua equipa a novos patamares de produtividade e capacitá-la para prestar serviços jurídicos de qualidade superior.

Como escolher o melhor sistema de gestão de documentos jurídicos

Atualmente, existem várias soluções comerciais de armazenamento de ficheiros disponíveis no mercado, como o Google Docs, o Box e o Dropbox. Mas estas ferramentas não estão adaptadas às necessidades específicas dos profissionais do sector jurídico, o que pode causar perdas de produtividade significativas, para não falar da exposição da sua organização a riscos.

Para uma profissão que depende tanto de documentos e da colaboração digital, uma solução genérica não serve (especialmente quando se trata de proteger informações confidenciais.) Mas o que deve procurar num software de gestão de documentos específico para o sector jurídico?

Principais caraterísticas de um DMS jurídico

Ao explorar várias soluções de gestão documental para a sua organização, é importante saber o que realmente fará a diferença para a sua equipa. Esteja atento a algumas destas poderosas funcionalidades de DMS que podem dar à sua equipa de profissionais jurídicos um grande aumento de produtividade:

• Acesso em qualquer lugar
• Organização de pastas centrada no assunto ou no projeto
• Modelos de documentos e espaços de trabalho
• Partilha segura de documentos e colaboração externa
• Controlo automatizado de versões
• Colaboração e debate simultâneos
• Controlos avançados de acesso dos utilizadores
• Campos de metadados personalizados
• Capacidades de pesquisa robustas
• Integração de correio eletrónico
• Ferramentas de gestão do fluxo de trabalho e de tarefas
• Verdadeiro armazenamento na nuvem

Utilizando estas funcionalidades, a sua equipa pode maximizar a sua produtividade, manter-se segura e em conformidade, colaborar sem problemas e simplificar os seus fluxos de trabalho para que possam trabalhar inspirados.

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