Les cabinets d'avocats modernes et les équipes juridiques des entreprises traitent un volume considérable de documents. La manière dont ces documents sont gérés peut augmenter ou entraver votre productivité.

Alors, comment vous assurer que vous ne perdez pas d'argent lorsque vous gérez vos fichiers ?

Dans cet article, nous vous expliquerons ce qu'est un système de gestion des documents juridiques (DMS) et pourquoi il est important, nous vous présenterons trois principes essentiels pour une stratégie de gestion documentaire efficace, et nous vous expliquerons comment identifier la solution DMS adaptée à votre cabinet d'avocats ou à votre équipe juridique.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des documents juridiques ?

Un système de gestion des documents juridiques désigne les outils et les flux de travail utilisés quotidiennement par votre cabinet d'avocats ou votre équipe juridique pour créer, modifier, stocker, localiser et partager des documents, ainsi que votre stratégie globale et vos directives en matière de traitement des dossiers. 

Il désigne également un type spécifique de logiciel juridique qui prend en charge, améliore et rationalise la stratégie de gestion documentaire de votre organisation.

Pourquoi la gestion des documents est-elle importante ?

Que vous utilisiez ou non un système de gestion documentaire (DMS), il est important d'adopter une approche cohérente quant à la manière dont votre équipe doit gérer les fichiers importants. En établissant des directives claires en matière de gestion documentaire, vous pouvez aider votre équipe à travailler plus efficacement en lui permettant :

• Trouvez des documents rapidement et facilement
• Suivre l'historique des versions
• Partagez et collaborez en toute sécurité sur des documents
• Protégez vos fichiers confidentiels contre les regards indiscrets
• Maintenir la conformité et la gouvernance
• …et bien plus encore.

Quelles sont donc les lignes directrices essentielles à un système et à une stratégie de gestion documentaire efficaces ? Nous allons nous pencher sur trois domaines clés : les règles de création des documents, les modalités et lieux de stockage des documents, et la mise en place de procédures et de flux de travail.

1. Définir les règles pour la création de documents.

Lorsque vous décidez d'améliorer le système de gestion documentaire de votre organisation, la première chose à faire est de créer des règles pour la création de nouveaux documents. Par exemple :

• Modèles de documents : existe-t-il des modèles établis pour les types de documents fréquemment utilisés, tels que les accords de confidentialité, les contrats de vente, les contrats de travail, les lettres d'intention (LOI), etc. ?
• Noms de fichiers : quelles conventions de nommage des fichiers allez-vous suivre ? Quelles abréviations allez-vous utiliser pour les descriptions courantes ? Allez-vous inclure le nom ou les initiales de l'auteur du document ? Allez-vous utiliser des indicateurs de statut (par exemple, classé, émis ou reçu) ?
• Dates : Comment allez-vous formater les dates dans les noms de fichiers ? Par exemple, utiliserez-vous le format MMDDYY ou YYYYMMDD ?
• Contrôle des versions : si vous devez le faire manuellement, comment allez-vous suivre la dernière version d'un document ? Allez-vous utiliser une date/un horodatage ou les initiales de l'éditeur ?
• Métadonnées : avez-vous besoin de champs de métadonnées personnalisés pour les fichiers numériques ? Certains éléments de vos conventions de nommage des fichiers seraient-ils plus adaptés en tant que balises de métadonnées ?

Pour créer un système de gestion documentaire efficace et efficient, la cohérence est essentielle. Mais il est également important de simplifier autant que possible les choses. Lorsque vous introduisez de nouveaux protocoles documentaires, les gens sont plus enclins à adopter le nouveau processus s'il est facile à mémoriser et à mettre en œuvre.

Grâce à ces règles, vous pouvez prévenir plus efficacement le désordre dans votre système de gestion documentaire (ou pire encore, la perte ou le mauvais classement des données). À terme, vous pourrez appliquer vos nouvelles normes à vos fichiers existants, mais vous devez d'abord vous assurer que tous les nouveaux documents entrant dans le système répondent aux exigences que vous avez définies.

2. Décidez comment et où les documents seront stockés.

Une fois que vous avez standardisé votre processus de création de documents, l'étape suivante consiste à décider comment et où les stocker, autrement dit, à les organiser !

Tout comme il est utile de suivre des règles cohérentes pour créer et nommer les documents, il est également utile d'être cohérent dans la dénomination des dossiers et la structure des fichiers, que vous choisissiez de stocker vos documents physiquement, numériquement ou un peu des deux.

Des structures de dossiers cohérentes permettent aux membres de l'équipe de trouver rapidement les fichiers dont ils ont besoin. Cela est particulièrement important lorsque vous disposez d'un grand nombre de documents et lorsque vous avez de nombreux documents similaires (par exemple, des contrats pour plusieurs clients ou fournisseurs).

Une excellente façon de garantir la cohérence de vos dossiers numériques consiste à créer un modèle. Il est probable que votre cabinet d'avocats ou votre équipe juridique traite fréquemment des dossiers clients ou des projets commerciaux similaires. Vous pouvez donc utiliser la même structure de dossiers à chaque fois.

Par exemple, voici une structure de dossiers ou une arborescence de fichiers de base pour une affaire litigieuse :

Exemple de structure de dossiers juridiques

Avec un modèle comme celui-ci, vous pouvez facilement dupliquer la structure des dossiers pour les nouveaux clients ou dupliquer des sous-dossiers pour les nouveaux dossiers avec les clients existants.

Bien sûr, chaque dossier ou projet est différent, il n'est donc pas forcément nécessaire de conserver tous les sous-dossiers pour chacun d'entre eux. Dans ce cas, vous pouvez facilement supprimer les sous-dossiers dont vous n'avez pas besoin ou en ajouter d'autres. Mais vous gagnerez beaucoup de temps (et d'efforts) en restant cohérent.

Mesures de sécurité relatives aux documents

La sécurité des documents est un élément essentiel de votre système de gestion documentaire. Outre la sécurité globale de la plateforme, vous devez vous assurer que les informations confidentielles et autres informations importantes sont protégées contre tout accès non autorisé, y compris les menaces internes et externes.

Bien que vous puissiez contrôler l'accès des utilisateurs au niveau des documents, il est généralement plus facile de définir ces contrôles au niveau des dossiers. En règle générale, si une personne n'est pas autorisée à consulter un document dans un dossier, elle n'est pas autorisée à consulter les autres.

3. Établir des procédures et des flux de travail pour les documents.

Même s'il serait formidable de créer le document parfait dès la première fois, à chaque fois, ce n'est pas réaliste. Entre les révisions internes et externes, les négociations et autres ajustements, les documents juridiques subissent de nombreux changements tout au long de leur cycle de vie.

C'est pourquoi il est important de vous assurer que vous disposez de procédures claires pour créer, organiser, réviser et approuver différents types de documents. Par exemple, vous pouvez créer des workflows de documents pour :

• Acceptation d'un nouveau client ou projet
• Intégration de documents créés en externe dans votre système
• Processus internes et externes d'examen des documents
• Maintenir la conformité, y compris l'archivage et la destruction des documents

Conversion vers la gestion numérique des documents

Nous comprenons : les avocats adorent le papier. Il n'est donc pas surprenant que certaines organisations aient du mal à se séparer des documents physiques (et des innombrables dossiers suspendus et classeurs qui les contiennent).

Mais ce n'est pas parce que vous pouvez créer un système de gestion des documents papier que vous devez le faire.

En fait, cela vous priverait de nombreux avantages importants offerts par un système et une stratégie de gestion documentaire efficaces.

D'autre part, l'utilisation d'une plateforme DMS spécifique au domaine juridique peut permettre à votre équipe d'atteindre de nouveaux sommets en matière de productivité et lui donner les moyens de fournir des services juridiques de qualité supérieure.

Comment choisir le meilleur système de gestion des documents juridiques

Il existe aujourd'hui sur le marché diverses solutions commerciales de stockage de fichiers, telles que Google Docs, Box et Dropbox. Mais ces outils ne sont pas adaptés aux besoins spécifiques des professionnels du droit, ce qui peut entraîner des pertes de productivité importantes, sans parler des risques auxquels votre organisation s'expose.

Pour une profession qui repose autant sur les documents et la collaboration numérique, une solution générique ne suffit pas (en particulier lorsqu'il s'agit de sécuriser des informations confidentielles). Mais que devez-vous rechercher dans un logiciel de gestion documentaire spécifique au domaine juridique ?

Principales caractéristiques d'un système de gestion documentaire juridique

Lorsque vous explorez différentes solutions de gestion documentaire pour votre organisation, il est important de savoir ce qui fera vraiment la différence pour votre équipe. Soyez attentif à certaines de ces puissantes fonctionnalités DMS qui peuvent considérablement améliorer la productivité de votre équipe de professionnels juridiques :

• Accès partout
• Organisation des dossiers centrée sur le contenu ou sur le projet
• Modèles de documents et d'espaces de travail
• Partage sécurisé de documents et collaboration externe
• Contrôle automatisé des versions
• Collaboration et discussion simultanées
• Contrôles avancés d'accès utilisateur
• Champs de métadonnées personnalisés
• Fonctions de recherche robustes
• Intégration des e-mails
• Outils de gestion des flux de travail et des tâches
• Véritable stockage dans le cloud

Grâce à ces fonctionnalités, votre équipe peut optimiser sa productivité, garantir la sécurité et la conformité, collaborer en toute transparence et rationaliser ses flux de travail afin de travailler avec inspiration.

Prêt à commencer votre recherche du système de gestion documentaire juridique idéal ? Assurez-vous de poser ces 26 questions afin de faire le bon choix pour votre entreprise et de ne changer qu'une seule fois.