22 ottobre 2012 – Per Hecht Solberg, i limiti e i costi associati a iManage, un sistema di gestione dei documenti basato su server, non erano più giustificabili dal punto di vista finanziario e il prodotto non soddisfaceva le esigenze dell’azienda in materia di ripristino di emergenza e mobilità. “Abbiamo dovuto valutare la situazione esclusivamente da un punto di vista aziendale, per capire quale fosse la migliore soluzione a lungo termine per il futuro”, ha dichiarato Julie Woods, amministratrice di sistema. «Il sistema attuale era frammentario, nel senso che se si desideravano maggiori funzionalità di ricerca o altre caratteristiche, era necessario aggiungere tali opzioni, il che comportava un server aggiuntivo e costi di consulenza supplementari», ha spiegato.

Essendo uno studio con un’unica sede in California, l’azienda era consapevole del rischio intrinseco che un disastro potesse colpire il proprio edificio o le proprie apparecchiature. “Con iManage non c’erano funzionalità integrate di continuità operativa o di ripristino di emergenza; ci mancavano inoltre una soluzione mobile e la possibilità di accedere ai nostri contenuti al di fuori dell’ufficio”, ha commentato Julie. «Quindi, dopo aver valutato le diverse opzioni, è apparso chiaro che non volevamo un altro sistema di gestione dei documenti on-premise. Eravamo pronti a passare al cloud, che rappresentava per noi il modo migliore per raggiungere gli obiettivi fondamentali di ridurre i costi, implementare un piano di continuità operativa e ottenere la possibilità di accedere ai contenuti da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo».

Soluzione

L’azienda ha dedicato il tempo necessario a studiare il modello di sicurezza di NetDocuments e a confrontarne le caratteristiche e le funzionalità con quelle di iManage attraverso un gruppo pilota mirato, prima di decidere di passare a questa soluzione. “Una volta completata la nostra analisi e compreso appieno l’approccio di NetDocuments in materia di sicurezza e ridondanza, è apparso piuttosto chiaro che l’azienda rispettava standard elevati di sicurezza e conformità; questo ha eliminato completamente ogni timore riguardo al cloud.” Ha proseguito: «Quando si cambia il sistema di gestione dei documenti, può essere molto snervante, specialmente per i nostri utenti esperti che lavorano sui documenti per gran parte della giornata. Il passaggio al nuovo sistema avrebbe potuto causare un calo della loro produttività. L’implementazione di NetDocuments è avvenuta senza intoppi e gli utenti sono stati in grado di diventare operativi rapidamente con interruzioni minime».

Dal passaggio da iManage a NetDocuments nel 2010, Hecht Solberg ha eliminato i costi relativi all’hardware e alla consulenza associati a un sistema basato su server. L’azienda dispone ora di un piano di continuità operativa integrato, oltre che dell’accesso mobile ai propri contenuti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. “La tecnologia web ha fatto passi da gigante e credo che le organizzazioni siano ormai giunte al punto in cui è semplicemente logico sfruttare una tecnologia come NetDocuments per le operazioni aziendali. Le persone svolgono già gran parte del proprio lavoro online: è questa la direzione verso cui si stanno orientando le aziende di ogni dimensione per risolvere le proprie sfide tecniche», ha concluso Julie.

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