Il ritmo si fa sempre più intenso… NetDocuments aggiunge uno studio legale tra i primi 10 al mondo alla sua famiglia di piattaforme cloud

Alvin Tedjamulia, Direttore tecnico

22 febbraio 2018 – All’inizio di questa settimana abbiamo annunciato che Hogan Lovells, uno dei primi 10 studi legali al mondo con 49 sedi e oltre 7.000 professionisti del settore legale, ha scelto NetDocuments come piattaforma di gestione documentale per il futuro e come fornitore tecnologico di riferimento per l’iniziativa globale di innovazione dello studio.

Come ha affermato Ash Banerjee, CIO globale di Hogan Lovells: «Riteniamo che la piattaforma NetDocuments sia una soluzione moderna e ricca di funzionalità, in grado di soddisfare le nostre esigenze aziendali attuali e future».

Molti fattori hanno influito sulla decisione dell’azienda, frutto di un’approfondita ricerca e di un’attenta valutazione, di scegliere NetDocuments; tuttavia, come ha commentato il nostro amministratore delegato Matt Duncan: «Riteniamo che la maturità di NetDocuments e la scalabilità della nostra piattaforma collaudata, nonché la fiducia che ci siamo guadagnati in quasi due decenni di fornitura costante di soluzioni software innovative alla nostra comunità globale di clienti, siano stati fattori determinanti nella decisione».

Parlando con il nostro team interno, è emerso che la maturità di NetDocuments nel settore cloud e la nostra totale focalizzazione sul modello Software-as-a-Service e sul multi-tenancy sono stati fattori determinanti.

Le principali sfide aziendali in materia di sicurezza e archiviazione distribuita trovano la soluzione ideale in ndFlexStore di NetDocuments, una soluzione per l’archiviazione di documenti ed e-mail con funzionalità di geo-localizzazione, compatibile sia con repository on-premise che nel cloud, e nella gestione sicura delle chiavi di crittografia del cliente (CEKM) per la crittografia entropica a doppia custodia.

L'adozione da parte degli utenti è sempre fondamentale e l'interfaccia utente e l'esperienza utente (UI/UX) di NetDocuments sono state preferite rispetto alle offerte della concorrenza sulla base delle dimostrazioni agli utenti finali e delle valutazioni dei progetti.

Inoltre, la solidità della nostra partnership con Microsoft è stata dimostrata dall’integrazione già esistente tra Microsoft Office e ndOffice, nonché dall’integrazione nativa con Office 365, che consente a NetDocuments di fungere da fornitore nativo di servizi di archiviazione cloud per Office 365.

Allora, cosa significa per il mercato questa “nuova conquista”, al di là del fatto che si tratti del nostro cliente più importante nel settore degli studi legali fino ad oggi?

• Diffusione del cloud negli studi legali internazionali. Secondo il sondaggio tecnologico 2017 dell’ILTA, il 77% degli studi con “700 o più avvocati” ha segnalato un aumento nell’adozione della tecnologia cloud per il 2018. Per quanto riguarda gli ostacoli all’adozione del cloud, questi stessi studi sono molto meno preoccupati per la sicurezza e l’affidabilità del cloud, nonché per l’accettazione della tecnologia cloud da parte del management. Il cloud computing nel settore legale non si concentra più sul “perché?”, ma piuttosto sul “come?” e su “fino a che punto?”. Abbiamo collettivamente fatto molta strada dal 1999 e da NetDocuments 1.0.
• Sicurezza e governance. NetDocuments risolve molte delle sfide chiave che le grandi aziende globali devono affrontare oggi in materia di conformità, richieste dei clienti, GDPR e requisiti di archiviazione dei documenti a livello regionale e globale. Istituzioni finanziarie multinazionali, appaltatori del settore della difesa e Stati nazionali stanno imponendo regole di conformità sempre più rigorose agli studi legali, regole che vengono specificamente affrontate da NetDocuments.  Studi legali come Hogan Lovells sono pronti a mettere in discussione la pratica tradizionale che prevede la presenza di più raccolte di gestione dei documenti (DM) in diverse librerie indipendenti come unico modo per rispettare i requisiti relativi all’ubicazione dei dati. Ciò conferisce la sensazione di uno “studio unico e unificato” con un’unica libreria di documenti dei clienti che abbraccia tutte le aree geografiche, le sedi sovrane, l’archiviazione locale e nel cloud, nonché le librerie globali e private, con un unico indice che regola tutte le ricerche e le navigazioni, soggetto solo alla sicurezza dei documenti e alle barriere etiche. Questo è ciò che una tecnologia come ndFlexStore offrirà a Hogan Lovells e a innumerevoli altri clienti di NetDocuments.
• La potenza e la crescente diffusione del “DMS invisibile”. Tutto ruota attorno all’adozione da parte degli utenti e NetDocuments risponde a questa esigenza attraverso interfacce utente flessibili quali ndWeb, ndOffice, ndSync (sincronizzazione bidirezionale tra workstation e cloud), ndMail (con archiviazione predittiva delle e-mail), ndThread (per discussioni incentrate sui casi e sulle versioni) e Microsoft Cloud Storage Provider. Come accennato in precedenza, la nostra interfaccia utente e l’esperienza utente complessiva sono state preferite dagli utenti di Hogan Lovells e contribuiranno in modo significativo a un elevato livello di adozione da parte degli utenti. L’obiettivo non è solo aiutare gli utenti ad “apprezzare” il servizio di gestione dei documenti, ma portare gli utenti a non rendersi nemmeno conto dell’esistenza dei servizi di gestione dei documenti, rendendo il DM “invisibile”.
• Servizi della piattaforma. NetDocumentsnon è solo un sistema di gestione documentale (DM), ma una piattaforma che comprende (1) la gestione di documenti, e-mail e thread di discussione, (2) la collaborazione con utenti interni ed esterni, (3) una piattaforma di governance per la sicurezza, la conformità, la prevenzione della perdita di dati e la classificazione dei dati in base alle pratiche, con conformità alle norme ISO 27001 e 27018, al GDPR, all’ITAR, all’HIPAA e allo standard SOC-2+, e (4) l’analisi dei documenti per ricavare informazioni dettagliate sulle entità presenti nei documenti (persone, aziende, prodotti, importi finanziari, luoghi, date, ecc.) e l’integrazione con un mercato dell’intelligenza artificiale in continua espansione.

Come molti di voi forse sapranno, mi occupo da diversi decenni dello sviluppo di tecnologie cloud nel settore legale e, in qualità di cofondatore di NetDocuments, ho sempre sognato che saremmo arrivati a questo punto. Abbiamo un team estremamente competente e preparato e la nostra piattaforma tecnologica non solo si è evoluta al passo con i tempi, ma ha anche aperto la strada all’innovazione nel settore legale, rivoluzionando il mercato. Inoltre, le partnership e i rapporti che abbiamo instaurato con i nostri oltre 2.300 clienti, nel loro impegno a servire al meglio i propri clienti, ci incoraggiano ulteriormente a continuare a spingerci oltre i confini dell’innovazione.

Benvenuta, Hogan Lovells, nella famiglia globale di NetDocuments.

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Uno studio legale internazionale con 49 sedi e oltre 7.000 professionisti del settore legale adotta una strategia basata su piattaforme moderne.

Salt Lake City, Utah – 23 febbraio 2018 – NetDocuments, la piattaforma software leader nel settore della gestione sicura dei documenti, della posta elettronica e della collaborazione basata su cloud per studi legali e dipartimenti legali e di compliance aziendali, ha annunciato oggi che Hogan Lovells, uno dei 10 principali studi legali a livello mondiale, ha scelto NetDocuments come fornitore tecnologico chiave per la propria iniziativa globale di innovazione.

Ash Banerjee, Global CIO di Hogan Lovells, ha commentato:

“La sostituzione dei nostri due sistemi di gestione dei documenti con un’unica piattaforma globale, volta a sfruttare la nostra rete mondiale e a migliorare il servizio offerto ai clienti, rappresenta un elemento fondamentale della nostra strategia. Riteniamo che la piattaforma NetDocuments sia una soluzione moderna e ricca di funzionalità, in grado di soddisfare le nostre esigenze aziendali attuali e future.”

Matt Duncan, CEO di NetDocuments, ha dichiarato: “Hogan Lovells ha condotto un’analisi approfondita delle offerte di prodotto e siamo lieti di essere stati scelti come piattaforma di gestione documentale per il futuro.  Riteniamo che la maturità di NetDocuments e la scalabilità della nostra piattaforma collaudata, nonché la fiducia che ci siamo guadagnati in quasi due decenni di fornitura costante di soluzioni software innovative alla nostra comunità globale di clienti, siano stati fattori determinanti nella decisione. Siamo onorati di collaborare con leader di mercato come Hogan Lovells, mentre continuiamo a contribuire alla transizione del settore legale e della conformità verso il cloud».