In dit interview bespreekt David Orchard zijn rol in het verbeteren van het documentbeheersysteem van het bedrijf, inclusief de uitdagingen waarmee ze te maken hadden, hoe NetDocuments zijn twijfels wegnam en de directe voordelen van de overstap naar het intelligente documentbeheersysteem van NetDocuments.

Het verouderde systeem van Kutak Rock bestond uit 12 afzonderlijke documentbibliotheken, die elk hun eigen database, bestand en indexserver vereisten. Advocaten moesten handmatig verbinding maken met verschillende servers, waardoor het opvragen van documenten traag en frustrerend verliep. Ze hadden behoefte aan verandering, maar durfden hun documenten en e-mails niet aan een externe leverancier toe te vertrouwen.

Het team van Kutak Rock zag onmiddellijk verbeteringen, waaronder:

• Verbeterde productiviteit voor advocaten: nu IT-belemmeringen zijn weggenomen, besteden advocaten minder tijd aan het beheren van documenten en meer tijd aan het leveren van waarde aan cliënten.
• Sneller en eenvoudiger zoeken: Advocaten kunnen nu binnen enkele seconden alle documentcollecties doorzoeken — ze hoeven niet meer te wachten op indexering of te schakelen tussen servers.
• Betrouwbaar en veilig documentbeheer: De last van het beheer van meerdere lokale servers is verdwenen, waardoor de druk op de IT wordt verminderd en tegelijkertijd de gegevensbeveiliging en naleving worden gewaarborgd.

"Het team waarmee ik heb samengewerkt was gewoonweg fenomenaal. Voordat we overstapten, moest ik elke week een indexer opnieuw opbouwen. En als de indexer niet werkt, kunnen de advocaten geen volledige tekst zoeken. Nu kunnen onze advocaten ineens binnen enkele seconden zoeken in elke bibliotheek en elke documentverzameling die ze maar willen." — David Orchard, administratief directeur, Kutak Rock