Dans cet entretien, David Orchard évoque son rôle dans l'amélioration du système de gestion documentaire de l'entreprise, notamment les défis rencontrés, la manière dont NetDocuments a apaisé ses craintes et les avantages immédiats du passage au système intelligent de gestion documentaire NetDocuments.

Le système existant de Kutak Rock comprenait 12 bibliothèques de documents distinctes, chacune nécessitant sa propre base de données, son propre fichier et son propre serveur d'indexation. Les avocats devaient se connecter manuellement à différents serveurs, ce qui rendait la recherche de documents lente et fastidieuse. Ils avaient besoin d'un changement, mais hésitaient à confier leurs documents et leurs e-mails à un fournisseur externe.

L'équipe de Kutak Rock a constaté des améliorations immédiates, notamment :

• Productivité accrue pour les avocats : grâce à la suppression des obstacles informatiques, les avocats passent moins de temps à gérer les documents et peuvent ainsi consacrer davantage de temps à offrir une valeur ajoutée à leurs clients.
• Recherche plus rapide et plus facile : les avocats peuvent désormais effectuer des recherches dans toutes les collections de documents en quelques secondes, sans avoir à attendre l'indexation ou à passer d'un serveur à l'autre.
• Gestion fiable et sécurisée des documents : la gestion de plusieurs serveurs sur site n'est plus nécessaire, ce qui réduit la charge de travail informatique tout en garantissant la sécurité et la conformité des données.

«L'équipe avec laquelle j'ai travaillé était tout simplement phénoménale. Avant la conversion, je devais reconstruire un indexeur chaque semaine. Et lorsque l'indexeur est hors service, les avocats ne peuvent pas effectuer de recherche en texte intégral. Et là, tout à coup, nos avocats peuvent effectuer des recherches dans n'importe quelle bibliothèque, n'importe quelle collection de documents, en quelques secondes. » — David Orchard, directeur administratif, Kutak Rock