Nesta entrevista, David Orchard fala sobre o seu papel na melhoria do sistema de gestão documental da empresa, incluindo os desafios que enfrentaram, a forma como a NetDocuments dissipou os seus receios e as vantagens imediatas de mudar para o sistema de gestão documental inteligente NetDocuments.

O sistema antigo da Kutak Rock consistia em 12 bibliotecas de documentos separadas, cada uma exigindo o seu próprio servidor de base de dados, ficheiro e índice. Os advogados tinham de se ligar manualmente a diferentes servidores, o que tornava a recuperação de documentos lenta e frustrante. Precisavam de uma mudança, mas não tinham a certeza de confiar os seus documentos e e-mails a um fornecedor externo.

A equipa da Kutak Rock registou melhorias imediatas, incluindo:

• Produtividade melhorada para os advogados: Com os obstáculos informáticos eliminados, os advogados passam menos tempo a gerir documentos e mais tempo a fornecer valor aos clientes.
• Pesquisa mais rápida e mais fácil: Os advogados podem agora pesquisar em todas as colecções de documentos em segundos - sem ter de esperar pela indexação ou alternar entre servidores.
• Gestão de documentos fiável e segura: O fardo da gestão de vários servidores no local desapareceu, reduzindo a pressão das TI e garantindo a segurança e a conformidade dos dados.

"A equipa com quem trabalhei foi simplesmente fenomenal. Antes da conversão, eu estava a reconstruir um indexador todas as semanas. E quando o indexador está em baixo, os advogados não podem fazer pesquisas de texto completo. E aqui, de repente, os nossos advogados podem pesquisar qualquer biblioteca que queiram, qualquer coleção de documentos, numa questão de segundos." - David Orchard, Diretor Administrativo, Kutak Rock