Centro de Actividades de ndOffice: Su cuartel general para aumentar la productividad

El Centro de actividades de ndOffice ha sido durante mucho tiempo la aplicación que vincula sus aplicaciones de Microsoft Office de uso constante y su repositorio de NetDocuments, y la versión 2.9 de ndOffice lo ha rediseñado por completo para ofrecerle aún más funcionalidad y opciones de visualización que impulsen su productividad. Además, ndOffice se ha turboalimentado para sincronizar sus documentos más utilizados localmente en su ordenador, de modo que su contenido esté siempre ahí, a mano. Ya no necesita herramientas adicionales como OneDrive, Box o Dropbox, que pueden ser menos seguras. Ahora puede mantener todos sus documentos en un solo lugar y sincronizados localmente con las avanzadas funciones de cifrado y seguridad que espera de NetDocuments.

Rediseño del centro de actividades de ndOffice

Muchos clientes nos dicen que mantienen el Centro de Actividades anclado en sus monitores para trabajar en él a diario. Teniendo esto en cuenta, lo hemos rediseñado para que sean aún más los que elijan el Centro de Actividades como su lugar preferido para trabajar con sus documentos. Además de sus listas de Documentos recientes y Favoritos, ahora tiene acceso a su Página de inicio personalizada de NetDocuments dentro del Centro de actividades, la misma Página de inicio que utiliza en el navegador web para acceder a sus espacios de trabajo y archivos de materias favoritos. Ya no tiene que ir a su navegador web para acceder a su Página de inicio porque NetDocuments sigue encontrándose con usted allí donde trabaja.

Las listas de documentos del Centro de Actividades (hasta 100 documentos) se desglosan en secciones de día y semana que pueden ampliarse y contraerse para esos momentos en los que lo único que puede recordar es que trabajó en ese archivo el viernes pasado. Lo entendemos. Han sido un par de años duros. Los cronometradores lo encuentran una referencia rápida especialmente útil para esos días ajetreados en los que no han podido capturar su tiempo y necesitan refrescar la memoria.

Una de las formas en que el Centro de actividades rediseñado ayuda a mejorar los flujos de trabajo es con un menú completo de actividades disponibles en cada documento con el botón derecho del ratón. ¿Necesita crear un nuevo documento a partir de uno anterior? Simplemente haga clic con el botón derecho y seleccione Abrir como documento nuevo o nueva versión. Ésas son sólo dos de las muchas opciones para mejorar su productividad.

Sincronización local de archivos

ndOffice le ofrece la opción de añadir la sincronización activa de sus archivos además de nuestra funcionalidad existente de eco de documentos. Esta función garantiza que los últimos cambios realizados en un documento (de cualquiera) estén siempre en su dispositivo, listos para que usted pueda salir y desconectarse sin saltarse ningún detalle. Como beneficio secundario, tener los documentos sincronizados localmente también significa que se abren aún más rápido.

Por motivos de seguridad, el administrador de su organización debe habilitar la Sincronización local de archivos de ndOffice en su ordenador mediante una configuración del registro.

Otra protección de seguridad incluida con la Sincronización local de archivos es el Umbral de actividad, que ayuda a evitar que actividades no deseadas, como el ransomware, afecten a sus documentos. Esta función permite al administrador del repositorio recibir un correo electrónico de notificación cuando un usuario realiza actividades contra un número de documentos superior al especificado en una única sesión de inicio de sesión. Además, si un archivo se ve afectado negativamente, simplemente se puede retroceder a un momento anterior dentro de NetDocuments. No importa si está conectado o en movimiento, sus documentos estarán siempre disponibles y protegidos.

Las acciones actuales que pueden contabilizarse en el umbral de alerta son:

• Descargar documento(s).
• Abrir un documento a través de la interfaz web.
• Impresión de un documento mediante la opción de impresión de NetDocuments.
• Adjuntar un documento a un correo electrónico.
• Mover un documento a un armario en un repositorio diferente (Sólo administradores).

Gestión local de archivos más sencilla

Por último, ahora dispone de dos métodos que utilizan el Centro de actividades de ndOffice para gestionar los archivos locales que deben añadirse a NetDocuments. Ahora puede simplemente arrastrar y soltar uno o más archivos al Centro de actividades o hacer clic con el botón derecho del ratón en un archivo dentro del Explorador de archivos de Windows y seleccionar Guardar en NetDocuments.

Si desea ver el Centro de Actividades de ndOffice en acción o cualquier otra función de NetDocuments, solicite una demostración personalizada.