Centro de actividades ndOffice: O seu QG para aumentar a produtividade

O Centro de Actividades do ndOffice é há muito tempo a aplicação de ligação entre as suas aplicações do Microsoft Office constantemente utilizadas e o seu repositório NetDocuments, e a versão 2.9 do ndOffice foi completamente redesenhada para fornecer ainda mais funcionalidades e opções de visualização para aumentar a sua produtividade. Além disso, o ndOffice foi turbinado para sincronizar os seus documentos mais utilizados localmente com o seu computador, para que o seu conteúdo esteja sempre à mão. Não precisa de ferramentas adicionais como o OneDrive, Box ou Dropbox, que podem ser menos seguras. Agora pode manter todos os seus documentos num único local e sincronizados localmente com as funcionalidades avançadas de encriptação e segurança que já espera do NetDocuments.

Redesenho do Centro de Actividades ndOffice

Muitos clientes dizem-nos que mantêm o Centro de actividades afixado nos seus monitores para trabalharem diariamente. Com isso em mente, redesenhámo-lo de forma a que ainda mais clientes escolham o Centro de Actividades como local de eleição para trabalhar com os seus documentos. Para além das listas de Documentos Recentes e Favoritos, tem agora acesso à sua Página Inicial NetDocuments personalizada no Centro de Actividades - a mesma Página Inicial que utiliza no browser da Web para aceder aos seus espaços de trabalho e ficheiros favoritos. Já não é necessário ir ao browser da Web para aceder à sua Página inicial, porque o NetDocuments continua a ir ao seu encontro onde trabalha.

As listas de documentos do Centro de Actividades (até 100 documentos) estão divididas em secções diárias e semanais que podem ser expandidas e recolhidas para aqueles momentos em que a única coisa de que se lembra é que trabalhou nesse ficheiro na sexta-feira passada. Nós percebemos. Têm sido uns anos difíceis. Os controladores de tempo consideram que esta é uma referência rápida especialmente útil para aqueles dias atarefados em que não conseguiram registar o seu tempo e precisam de refrescar a memória.

Uma das formas de o Centro de Actividades redesenhado ajudar a melhorar os fluxos de trabalho é através de um menu completo de actividades de documentos com o botão direito do rato, disponível em cada documento. Precisa de criar um novo documento com base num anterior? Basta clicar com o botão direito do rato e selecionar Abrir como um novo documento ou uma nova versão. Estas são apenas duas das muitas opções para aumentar a sua produtividade.

Sincronização de ficheiros locais

O ndOffice oferece-lhe a opção de adicionar a sincronização ativa dos seus ficheiros, para além da nossa funcionalidade de eco de documentos existente. Esta funcionalidade garante que as últimas alterações a um documento (feitas por qualquer pessoa) estão sempre no seu dispositivo, prontas para que possa sair e ficar offline sem perder tempo. Como benefício secundário, o facto de os documentos serem sincronizados localmente também significa que abrem ainda mais rapidamente.

Por motivos de segurança, a Sincronização Local de Ficheiros do ndOffice deve ser activada pelo administrador da sua organização no seu computador através de uma definição de registo.

Outra proteção de segurança incluída na Sincronização de ficheiros locais é o Limite de atividade, que ajuda a evitar que actividades indesejadas, como o ransomware, afectem os seus documentos. Esta funcionalidade permite que um Administrador do Repositório receba um e-mail de notificação quando um utilizador executa actividades contra mais do que o número especificado de documentos numa única sessão de início de sessão. Além disso, se um ficheiro for afetado negativamente, pode simplesmente ser revertido para um momento anterior no NetDocuments. Independentemente de estar ligado ou em movimento, os seus documentos estão sempre disponíveis e protegidos.

As acções actuais que podem ser contabilizadas para o alerta de limiar são

• Descarregamento de documento(s).
• Abrir um documento através da interface Web.
• Imprimir um documento através da opção de impressão NetDocuments.
• Anexar um documento a uma mensagem de correio eletrónico.
• Mover um documento para um armário num repositório diferente (apenas administradores).

Gestão de ficheiros locais mais fácil

Finalmente, tem agora dois métodos utilizando o Centro de Actividades do ndOffice para gerir ficheiros locais que precisam de ser adicionados ao NetDocuments. Pode agora simplesmente arrastar e largar um ou mais ficheiros para o Centro de Actividades ou clicar com o botão direito do rato num ficheiro no Explorador de Ficheiros do Windows e selecionar Guardar no NetDocuments.

Se pretender ver o Centro de Actividades do ndOffice em ação ou quaisquer outras funções do NetDocuments, solicite uma demonstração personalizada.