L'acquisizione della Closing Room di Chapman and Cutler LLP, destinata alla gestione delle operazioni e alla creazione di raccoglitori di chiusura, è ora completamente integrata nella piattaforma NetDocuments.

1° maggio 2019 – NetDocuments, la piattaforma leader nel settore dei servizi di gestione dei contenuti basati su cloud e sicuri, ha presentato oggi SetBuilder, l’applicazione NetDocuments completamente integrata, frutto dell’acquisizione della soluzione Closing Room di Chapman and Cutler.

NetDocuments SetBuilder offre agli utenti un modo semplice per combinare e organizzare insiemi di documenti in un'unica posizione, interamente all'interno dell'infrastruttura sicura di NetDocuments. Sviluppato originariamente presso Chapman and Cutler per coordinare le chiusure, automatizzare i processi manuali relativi ai fascicoli di chiusura e accelerare notevolmente il processo di chiusura, che richiedeva molto tempo e veniva svolto manualmente, NetDocuments ritiene che SetBuilder possa risolvere queste e molte altre sfide per le organizzazioni di tutto il mondo.

“Questa tecnologia ha trasformato completamente il modo in cui il nostro studio gestisce le transazioni e coordina le chiusure. Ora che l’integrazione con NetDocuments è completa, prevediamo che anche altri clienti di NetDocuments vivranno un’esperienza simile”, ha affermato Eric Wood, partner responsabile delle innovazioni operative e tecnologiche presso Chapman and Cutler e responsabile del progetto Closing Room. Secondo Wood, lo studio ha utilizzato l’applicazione in oltre 6.500 chiusure di transazioni dal suo lancio, avvenuto due anni e mezzo fa, ottenendo enormi guadagni in termini di efficienza e risparmiando fino a 500-1.500 dollari in costi diretti per ogni transazione. Poiché spesso questo lavoro non può essere fatturato ai clienti, l’approccio automatizzato di SetBuilder genera un ROI significativo che le organizzazioni possono utilizzare come valore aggiunto per i propri clienti.

SetBuilder va oltre la chiusura delle transazioni, offrendo una soluzione dinamica per organizzare i documenti in “set” per una varietà di progetti. “SetBuilder consente agli utenti di progettare un elenco curato e ordinato di documenti, il che rappresenta il modo naturale in cui gli avvocati preparano il materiale di lavoro per una situazione specifica”, ha affermato Dan Hauck, Vicepresidente del Prodotto e dell’Esperienza Utente ed ex avvocato praticante. «Che si tratti di preparare un raccoglitore di prove documentali per una deposizione, di raccogliere documenti chiave per un incontro con un cliente o di creare risorse specifiche per l’area di attività ai fini della gestione delle conoscenze, la capacità di SetBuilder di organizzare in modo rapido e semplice una serie eterogenea di file in un unico insieme non ha eguali».

Utilizzando SetBuilder, gli avvocati e gli altri utenti possono creare una raccolta di documenti organizzata sotto forma di schema. Nel caso di una chiusura, questo schema sostituisce la tradizionale “lista di controllo per la chiusura”. È possibile aggiungere documenti direttamente alla raccolta oppure inserire un segnaposto per i documenti da aggiungere in un secondo momento. Lo schema di numerazione della struttura può essere ampiamente personalizzato per soddisfare le esigenze di una vasta gamma di gruppi di pratica. Tutti i contenuti – compreso il set stesso – sono protetti dalla piattaforma NetDocuments e possono essere esportati in un unico file PDF per una facile distribuzione digitale.

“Speriamo di ispirare altre iniziative collaborative e di mostrare come altri clienti e partner tecnologici possano sfruttare la potenza della piattaforma NetDocuments”, ha affermato Alvin Tedjamulia, CTO di NetDocuments. “SetBuilder consente di identificare chiaramente l’insieme finale di documenti relativi a una specifica pratica, distinguendoli non solo dal resto dei file in elaborazione, ma anche definendoli come obiettivi primari di ricerca e per una potenziale pubblicazione nel sistema di gestione delle conoscenze”.

“Come promesso in occasione dell’annuncio dell’acquisizione durante la nostra conferenza per partner e clienti ndElevate dello scorso novembre, siamo lieti di presentare SetBuilder all’intera base clienti di NetDocuments”, ha dichiarato Josh Baxter, CEO di NetDocuments. “SetBuilder dimostra le possibilità illimitate della nostra piattaforma per migliorare le operazioni aziendali e garantire la tranquillità di sapere che le informazioni sono ben organizzate e al sicuro.”

Per ulteriori informazioni su come la vostra organizzazione possa integrare SetBuilder nell'esperienza NetDocuments, guardate la registrazione del webinar di lancio dal vivo: “Making Tech Matter: A Closer Look at NetDocuments SetBuilder”. Per domande immediate, potete anche contattare [email protected].