Kelley Drye & Warren LLP, uno studio legale statunitense con una ricca storia che abbraccia oltre 180 anni, ha compiuto passi da gigante nell’integrazione delle tecnologie di intelligenza artificiale nelle proprie attività sia legali che amministrative, avvalendosi di un unico strumento. Sotto la guida di Judi Flournoy, ex Chief Information Officer dello studio, Kelley Drye ha costantemente esplorato soluzioni innovative per migliorare i propri servizi legali in vari settori di attività, tra cui il contenzioso, il commercio internazionale, il diritto societario e altri ancora.

Il Comitato per il servizio clienti e l’innovazione dello studio ha istituito una task force dedicata all’IA generativa, con il compito di esaminare tutti i tipi di prodotti e servizi che utilizzano l’IA generativa per aiutare gli avvocati ad assistere i propri clienti. Ecco la storia di Kelley Drye: i motivi per cui lo studio utilizza NetDocuments AI App Builder (basato su PatternBuilder MAX), i primi casi d’uso, i vantaggi e le conclusioni tratte. ‍

Alla ricerca di soluzioni di IA nel settore legale che garantiscano risultati concreti

I criteri adottati dall’azienda per la selezione di una soluzione di intelligenza artificiale erano incentrati su affidabilità, facilità d’uso, costi e capacità dello strumento di contribuire a migliorare i risultati per i clienti. Dopo aver valutato numerose tecnologie, il gruppo di lavoro ha deciso di prendere in esame un paio di casi d’uso efficaci e di sviluppare applicazioni di intelligenza artificiale sfruttando gli strumenti integrati nella piattaforma NetDocuments.

“Abbiamo scelto NetDocuments come nostro sistema di gestione dei contenuti aziendali già nel 2016 perché è una vera e propria piattaforma in grado di evolversi insieme ai clienti e al futuro della tecnologia legale. Il lancio di [AI App Builder] PatternBuilder MAX ha suscitato la mia curiosità perché ci avrebbe permesso di replicare le funzionalità di diversi strumenti di intelligenza artificiale direttamente all’interno di NetDocuments. Abbiamo deciso di puntare tutto su questa soluzione.”

Judi Flournoy, ex responsabile informatico presso Kelley Drye

Il fatto che il set di strumenti di intelligenza artificiale, un App Builder dotato di app pronte all’uso e degli strumenti necessari per personalizzarle completamente o creare nuove soluzioni di automazione, nonché i contenuti dello studio, risiedano tutti all’interno della piattaforma NetDocuments ha consentito di ridurre le preoccupazioni relative alla governance delle informazioni e alla privacy legate al trasferimento dei dati al di fuori del sistema sicuro di gestione dei documenti dello studio. Ciò è particolarmente importante per gli studi legali e gli uffici legali che trattano dati sensibili e devono rispettare rigorosi requisiti etici in materia di sicurezza dei dati. ‍

Introduzione a due casi d’uso che consentono di risparmiare tempo e ridurre i rischi

Con l'aiuto di NetDocuments e di un partner di implementazione leader nel settore, 3545 Consulting, Kelley Drye ha iniziato sviluppando due applicazioni basate sull'intelligenza artificiale che consentono sia di risparmiare tempo sia di ridurre i rischi.

1. App per l’estrazione dei dati dai contratti di locazione: questa app basata sull’intelligenza artificiale automatizza l’analisi dei contratti di locazione in base alle linee guida del cliente. L’app ha consentito di estrarre rapidamente i dati rilevanti dai contratti di locazione relativi a tutti gli immobili commerciali, che sono stati poi raccolti in un formato strutturato per facilitarne la revisione e il processo decisionale.

“L’app basata sull’intelligenza artificiale ha rappresentato una vera e propria rivoluzione: ad esempio, nel caso di una grande azienda con numerosi immobili commerciali che dichiara fallimento, tutti quei contratti di locazione avrebbero dovuto essere esaminati manualmente alla luce della checklist del cliente, le risposte tradotte e infine inserite in un foglio di calcolo Excel. Ora possiamo caricare i documenti nell’app per l’estrazione dei contratti di locazione e il team legale dispone immediatamente di risultati utilizzabili, il tutto all’interno di NetDocuments.”

Judi Flournoy, ex responsabile informatico presso Kelley Drye

Questo approccio ha trasformato un processo manuale che in passato richiedeva molto tempo per ogni contratto di locazione, riducendolo a pochi clic. Inoltre, il playbook può essere personalizzato per ogni cliente in modo da concentrarsi sui suoi criteri specifici. I dati estratti dai contratti di locazione possono essere salvati in una tabella di dati all’interno di NetDocuments per essere riutilizzati nella generazione di modifiche o rinnovi dei contratti, oppure possono essere archiviati come parte del profilo dei metadati del documento per essere utilizzati nella ricerca o nel filtraggio — entrambe queste opzioni aggiungono ulteriore valore e coerenza rispetto al progetto iniziale di raccolta delle informazioni contenute in ciascun contratto di locazione.

2. App per le linee guida sui consulenti legali esterni: questa app basata sull’intelligenza artificiale esamina automaticamente le linee guida sui consulenti legali esterni (OCG) dei clienti di Kelley Drye per individuare potenziali conflitti con le politiche dello studio e segnalarli per un’ulteriore revisione e/o negoziazione.  

“Rivedere le linee guida per i consulenti legali esterni può richiedere molto tempo perché sono diventate più prescrittive riguardo a ciò che i clienti si aspettano dai propri consulenti esterni e alle cose su cui sono disposti o meno ad accettare”, ha spiegato Judi. “Abbiamo imparato dall’app per l’estrazione dei contratti di locazione il potere dei playbook, quindi ho collaborato con il responsabile legale dello studio, il responsabile dei conflitti di interesse e i direttori della sicurezza informatica, della governance delle informazioni e della fatturazione per definire il nostro playbook OCG. Quali erano gli aspetti su cui lo studio avrebbe accettato o rifiutato di concordare? 3545 Consulting ha utilizzato queste informazioni per sviluppare una nuova app basata sull’intelligenza artificiale che ci permette di segnalare rapidamente qualsiasi elemento nelle linee guida per i consulenti legali esterni che sia in conflitto con il nostro playbook definito.”

Oltre a migliorare la capacità e la tempestività dello studio nel rispondere alle richieste OCG dei nuovi clienti e ad avviare i lavori più rapidamente, l’app OCG in NetDocuments ha anche aiutato lo studio a creare un database delle “eccezioni” che consente al responsabile legale e al responsabile dei conflitti di interesse dello studio di individuare gli aspetti che potrebbero richiedere un riesame.

Judi ha osservato: «Questa app basata sull’intelligenza artificiale integrata in NetDocuments sta accelerando il processo, garantendo maggiore precisione e favorendo il dialogo, riducendo i rischi e, in sostanza, aiutando l’avvocato — il partner di riferimento — a comprendere perché prendiamo le decisioni che prendiamo in materia di mitigazione dei rischi».

Ottenere molteplici vantaggi con un’unica soluzione di intelligenza artificiale

Partire da queste due app di IA completamente personalizzate consente allo studio di sviluppare ulteriori app nell’App Builder di NetDocuments (basato su PatternBuilder MAX). Questi casi d’uso possono inoltre essere sfruttati per dimostrare il potenziale e promuovere un ulteriore utilizzo dell’IA in tutto lo studio. Kelley Drye intende inoltre sfruttare maggiormente le app di IA predefinite di NetDocuments, come l’app di sintesi, nonché il Legal AI Assistant, che consente a tutta la propria base di utenti di porre domande su un singolo documento o su intere serie di documenti senza mai aprirli, il tutto nel rispetto delle barriere etiche e delle altre misure di sicurezza già in atto all’interno di NetDocuments.

“L’introduzione dell’assistente legale basato sull’intelligenza artificiale ‘ask AI’ nella piattaforma NetDocuments offre agli utenti la possibilità di esplorare e comprendere i contenuti a un livello superiore. È possibile porre una domanda relativa a uno o più documenti e ottenere risposte affidabili. Inoltre, per i reparti amministrativi incaricati di revisioni documentali complesse o della fatturazione, parte dell’onere amministrativo è stato alleggerito e vi è un elevato livello di fiducia nei risultati forniti dall’intelligenza artificiale che abbiamo sviluppato.”

Judi Flournoy, ex responsabile informatico presso Kelley Drye

L'assistente legale basato sull'intelligenza artificiale offre un valore aggiunto fin dal primo giorno in tutti i settori, mentre le app vengono sviluppate per soddisfare casi d'uso e flussi di lavoro più specifici.

Ecco alcuni ulteriori vantaggi evidenziati da Kelley Drye:

• ‍Flussi di lavoro reinventati: le app basate sull’intelligenza artificiale, unite all’automazione, consentono di avviare automaticamente i processi, estrarre e archiviare i dati, inviare e-mail, segnalare i responsabili della registrazione delle ore lavorative e molto altro ancora. I flussi di lavoro stanno diventando più veloci, più affidabili e coerenti, nonché più efficienti.
• ‍Riduzione dei rischi: i controlli automatici integrati nell’app di analisi OCG garantiscono che tutte le aspettative dei clienti siano soddisfatte senza compromettere gli standard dello studio né esporlo a rischi inutili.
• ‍Trasparenza e collaborazione: grazie a una comprensione più ampia e a una maggiore trasparenza dei processi, Kelley Drye evita il lavoro in compartimenti stagni, ha una maggiore visibilità su ciò che viene fatto ed è in grado di collaborare più rapidamente.
• ‍Miglioramento del servizio al cliente: grazie all’automazione delle attività di routine e ripetitive tramite l’intelligenza artificiale, gli avvocati e il personale possono garantire una maggiore certezza in termini di costi e concentrarsi maggiormente sulla fornitura di servizi legali di alta qualità, migliorando così la soddisfazione dei clienti e i risultati ottenuti.

Risultati significativi

L'approccio proattivo di Kelley Drye nell'esplorare e adottare l'intelligenza artificiale per migliorare i risultati dei clienti ha portato all'utilizzo di strumenti come NetDocuments AI App Builder (basato su PatternBuilder MAX) e Legal AI Assistant, con l'obiettivo di risparmiare tempo, garantire risultati coerenti e ridurre i rischi. Inoltre, grazie al miglioramento dell'efficienza, gli avvocati hanno più tempo da dedicare alla risoluzione creativa dei problemi e al pensiero critico, anziché a compiti noiosi e ripetitivi.  

Sfruttando l'intelligenza artificiale e l'automazione all'interno di un sistema intelligente di gestione dei documenti, l'azienda si sta preparando all'introduzione di future applicazioni e funzionalità basate sull'intelligenza artificiale volte a migliorare i flussi di lavoro, garantendo al contempo ai propri utenti e ai clienti dell'azienda le misure di protezione e il livello di sicurezza che si aspettano.  

“Quando si tratta di creare app di intelligenza artificiale personalizzate in grado di fornire esattamente le informazioni di cui hai bisogno, trovare il prompt e il risultato giusti può richiedere un processo iterativo. Preparati a impegnarti a fondo, ma i risultati possono essere davvero significativi. Queste app si sono rivelate strumenti formidabili da aggiungere al nostro arsenale.”

Judi Flournoy, ex responsabile informatico presso Kelley Drye

Uno dei fattori che ha frenato alcune aziende nell’utilizzo dell’IA generativa è il timore dell’ignoto e il rischio di non ottenere risposte coerenti. Come ha sottolineato Judi (e molti altri), imparare a formulare i prompt per l’IA generativa in modo da ottenere risultati coerenti può rappresentare una sfida all’inizio. Avere al proprio fianco un partner esperto può aiutare ad accelerare il percorso e a raggiungere il ROI con lo sviluppo delle vostre app. 3545, insieme a numerosi altri partner di NetDocuments, ha ottenuto la certificazione da NetDocuments per l’utilizzo del nostro AI App Builder e ha creato soluzioni uniche e di grande valore per i nostri clienti comuni; non esitate quindi a coinvolgere sviluppatori di app esterni per ottenere un ROI ancora più rapido e aiutare i vostri sviluppatori interni a diventare operativi ancora più velocemente.

Per saperne di più sugli strumenti utilizzati da Kelley Drye, guarda questa dimostrazione dell’AI App Builder e del Legal AI Assistant in azione oppure, se desideri una dimostrazione personalizzata, compila questo modulo di richiesta.