Con oltre 45 avvocati e 100 anni di esperienza, Ruder Ware affianca imprenditori e privati nella gestione di complesse questioni legali in tutto il mondo, affermandosi come uno degli studi legali più grandi e di maggior successo del Wisconsin. Per potenziare le capacità dei propri avvocati e servire al meglio la propria clientela globale, Ruder Ware ha abbandonato gli strumenti on-premise e sta adottando un approccio “cloud-first”.

In una recente conversazione con Nicholas Leininger, direttore delle operazioni IT presso Ruder Ware, questi ha illustrato più nel dettaglio il percorso intrapreso dallo studio, dal sistema di gestione dei documenti on-premise con Worldox alla piattaforma cloud-native NetDocuments.

Perché stavate cercando un nuovo sistema di gestione dei documenti?

“Dal punto di vista informatico, negli ultimi anni ci siamo orientati sempre più verso il cloud, nell’intento di consentire ai nostri avvocati di lavorare in modo sempre migliore e più sicuro. Il modo in cui archiviamo e organizziamo i documenti e le e-mail dei nostri clienti è fondamentale per la nostra capacità di fornire servizi di altissimo livello, e i nostri avvocati utilizzano quotidianamente il sistema di gestione documentale (DMS) NetDocuments.”

“Eravamo giunti a un punto in cui la nostra infrastruttura DMS Worldox on-premise avrebbe dovuto essere aggiornata già da tempo e non era più in grado di supportare le modalità di lavoro che i nostri avvocati desideravano adottare sempre più spesso. E sebbene utilizzassimo Worldox da oltre 18 anni, e in generale l’implementazione di un sistema DMS richieda un grande impegno, sapevamo che era giunto il momento di valutare le opzioni a nostra disposizione.”

Quali criteri sono stati utilizzati durante il processo di valutazione del vostro sistema di gestione documentale (DMS)?

“La nostra azienda attribuisce grande importanza al numero di clic necessari per eseguire questa o quella operazione, e cerchiamo sempre di migliorare la nostra efficienza. Volevamo inoltre poter sfruttare alcune delle funzionalità più recenti di un sistema di gestione documentale (DMS) più moderno, come l’archiviazione predittiva, che consente di ridurre il numero di clic.”

Tra gli altri fattori determinanti che ci hanno spinto a passare a NetDocuments figuravano:

• L'offerta cloud – Volevamo un fornitore che fosse ormai consolidato come " cloud-first", non uno che fosse in fase di transizione verso il cloud o che offrisse una soluzione che, in realtà, fosse solo un servizio in hosting.
• Sicurezza – Prendiamo molto sul serio la sicurezza e volevamo assicurarci che il sistema di gestione documentale (DMS) fosse davvero sicuro e che i nostri dati non venissero mescolati con quelli di altre aziende.
• Facilità d'uso – Non volevamo discostarci troppo da ciò a cui le persone erano abituate, perché avremmo perso molta produttività solo nel dover reimparare un nuovo sistema.
• Accesso da qualsiasi luogo – Volevamo che gli avvocati e il personale potessero trovare e accedere ai documenti di cui hanno bisogno in diversi modi, senza dover avere il sistema di gestione documentale (DMS) installato sul proprio computer.

NetDocuments era uno dei principali attori nel settore della gestione dei documenti ed era l’unico che abbiamo individuato ad adottare un approccio “cloud-first”. Offriva i rigorosi standard di sicurezza di cui avevamo bisogno e numerose funzionalità per garantire ai nostri team la flessibilità necessaria per lavorare dove, quando e come volevano.”

Cosa apprezzano già gli utenti di Ruder Ware di NetDocuments?

“In passato avevamo dei problemi con l’indicizzatore di Worldox, che poteva rendere inattive alcune funzionalità di ricerca per ore o anche più a lungo. Con NetDocuments, la ricerca è molto più veloce: fulminea.

Un altro aspetto di NetDocuments che i nostri utenti apprezzano particolarmente è la schermata Home e la possibilità di aggiungere o rimuovere elementi dai preferiti, in modo che ciò di cui si ha bisogno più spesso sia proprio lì, in un unico posto.

Nel complesso, mentre il nostro precedente sistema di gestione documentale (DMS) sembrava ostacolarci, NetDocuments è sempre lì dove e quando ne abbiamo bisogno.”

«Laddove il nostro precedente sistema di gestione documentale (DMS) sembrava essere d’intralcio, NetDocuments è sempre lì dove e quando ne abbiamo bisogno.»

Nicholas Leininger, direttore delle operazioni IT presso Ruder Ware, L.L.S.C.

Che progetti hai per il futuro?

“Stiamo appena iniziando a utilizzare le funzionalità di NetDocuments rivolte ai clienti, quindi i portali clienti e CollabSpaces ci offriranno molte nuove opportunità. Inoltre, non vediamo l’ora che i nostri avvocati si abituino a lavorare sui propri iPad con NetDocuments, perché è davvero semplicissimo visualizzare, modificare o annotare i documenti sull’iPad e salvarli direttamente nel sistema di gestione documentale (DMS).”

Per saperne di più su NetDocuments e su come lavorare in modo più efficiente grazie a un sistema intelligente di gestione dei documenti, clicca qui per richiedere una demo personalizzata.