L'implementazione rapida pone l'azienda sulle vie del successo nel cloud

Informazioni su NJORD

Lo studio legale NJORD è uno studio legale a servizio completo che assiste clienti locali e internazionali in Danimarca e nella regione baltica. Il dipartimento contenzioso di NJORD è uno dei più grandi e con maggiore esperienza tra i primi dieci studi legali danesi. È specializzato in oltre trenta settori di attività, tra cui diritto penale, protezione dei dati, fusioni e acquisizioni e proprietà intellettuale.

Trasformare le modalità di lavoro

Nell’ambito del proprio percorso di trasformazione digitale, NJORD desiderava potenziare il proprio stack tecnologico esistente con un sistema di gestione documentale (DMS) basato su cloud di prim’ordine. Nello specifico, NJORD cercava un sistema che integrasse e funzionasse in perfetta sincronia con il proprio sistema di gestione dello studio (PMS) esistente, per consentire ai 150 dipendenti dello studio, tra cui 70 avvocati nelle sedi danesi, di collaborare e lavorare insieme in modo più efficace. NJORD necessitava inoltre di un DMS in grado di supportare il lavoro ibrido, offrendo ai propri avvocati la possibilità di cercare, consultare e modificare i documenti in modo sicuro da qualsiasi dispositivo o luogo.

NJORD ha scelto NetDocuments per la sua soluzione cloud moderna e collaudata, che garantisce un’esperienza utente fluida e integrazioni complete. Anche la solida integrazione di NetDocuments con la suite di applicazioni Microsoft e la soluzione di registrazione delle ore di lavoro integrata nel PMS esistente hanno rappresentato fattori determinanti nella decisione di NJORD: gli avvocati dello studio hanno così potuto continuare a utilizzare gli strumenti con cui avevano già familiarità, il tutto protetto da un’unica piattaforma.

“Avevamo bisogno di una piattaforma cloud agile e personalizzabile che ci aiutasse a migliorare i nostri processi interni e, di conseguenza, a fornire servizi migliori ai clienti”, ha affermato Conni Falkner, COO di NJORD. “Abbiamo scelto NetDocuments perché è un sistema davvero intuitivo che si integra perfettamente con il nostro modo di lavorare e offre un’ottima esperienza utente.”

Un processo di implementazione rapido della durata di otto settimane

Grazie alla capacità di NetDocuments di integrarsi perfettamente con lo stack tecnologico esistente, NJORD è riuscita a rendere operativo il suo nuovo sistema di gestione documentale (DMS) in sole otto settimane. Questa facilità di configurazione ha permesso di ridurre al minimo le interruzioni durante l’implementazione.

NetDocuments ha affidato ai propri partner Peregrine Cloud e Sicklaskiftet il compito di supportare l'implementazione. Grazie al contributo di Sicklaskiftet, che si è occupata della configurazione del sistema di gestione documentale (DMS), e di Peregrine Cloud, che ha gestito la migrazione dei documenti, l'implementazione è stata completata in soli due mesi.

«Il processo di implementazione è stato il più agevole possibile, il che ha portato benefici alla nostra attività», ha proseguito Falkner. «Quando abbiamo trasferito i nostri documenti sul cloud, temevamo che ciò potesse interferire con il lavoro dei nostri avvocati e con il servizio offerto ai clienti. Tuttavia, la collaborazione con NetDocuments e i suoi partner si è rivelata un’esperienza senza intoppi, che ci ha permesso di diventare operativi in tempi rapidi e di garantire il regolare svolgimento delle attività».

“Lavorare con NetDocuments e i suoi partner è stata un’esperienza senza intoppi, che ci ha permesso di diventare operativi in tempi rapidi e di garantire il regolare svolgimento delle attività aziendali.”

Conni Falkner, Direttore operativo (COO), NJORD

In totale, durante l'implementazione in due fasi sono stati trasferiti 2,2 milioni di documenti. In primo luogo, tre settimane prima della data di entrata in funzione è stata completata una migrazione in blocco. A questa ha fatto seguito, nell'ultimo fine settimana prima della data di entrata in funzione, una migrazione delta, che ha importato tutti i documenti creati o modificati dopo la migrazione iniziale.

Per garantire che NJORD fosse pienamente operativa con NetDocuments, Peregrine Cloud ha organizzato corsi di formazione in presenza per tutti i dipendenti presso le sedi danesi dell’azienda. Peregrine Cloud ha inoltre fornito tutorial video e manuali di istruzioni e ha condotto corsi di formazione di approfondimento dopo l’implementazione. Sono stati inoltre individuati dodici “super utenti” interni per assistere i colleghi nelle questioni quotidiane relative all’utilizzo di NetDocuments.

“La gestione del cambiamento è un aspetto fondamentale per il successo di qualsiasi implementazione. Infatti, l’incredibile velocità ed efficienza dell’implementazione dovrebbero dissipare eventuali timori che altri studi legali potrebbero nutrire riguardo al passaggio al cloud”, ha spiegato Falkner. “Le sessioni di formazione offerte da Peregrine Cloud ci hanno aiutato a far acquisire rapidamente familiarità ai nostri avvocati con la nuova piattaforma e a trarne i benefici”.

Un nuovo percorso all’insegna dell’innovazione

Sin dalla sua implementazione all’inizio del 2022, gli avvocati di NJORD hanno potuto individuare, condividere e collaborare sui documenti con facilità da qualsiasi luogo. Questo livello di flessibilità e l’intuitività della piattaforma NetDocuments, grazie alla sua stretta integrazione con la suite di applicazioni Microsoft, sono stati fondamentali per consentire un lavoro ibrido efficace.

La protezione integrata della soluzione Data Loss Prevention di NetDocuments ha inoltre contribuito a garantire la sicurezza e la conformità dei contenuti, assicurando che i documenti possano essere modificati e condivisi solo da coloro che sono autorizzati ad accedervi. Ciò garantisce che NJORD possa proteggere i contenuti sensibili da violazioni dei dati, esfiltrazione e uso non autorizzato o inappropriato.

“Garantire la sicurezza dei nostri documenti e file nel cloud è assolutamente fondamentale. I controlli di sicurezza avanzati di NetDocuments ci hanno permesso di avere un controllo molto maggiore sulle modalità di accesso alle nostre informazioni sensibili, oltre a fornirci un’ulteriore linea di difesa contro le minacce informatiche”, ha affermato Falkner. «Guardando al futuro, siamo entusiasti di proseguire il nostro percorso con NetDocuments, mentre esploriamo ulteriori opportunità per automatizzare i flussi di lavoro. Ciò è possibile solo grazie a una piattaforma cloud in grado di integrarsi perfettamente con il nostro stack tecnologico esistente».

“I controlli di sicurezza avanzati di NetDocuments ci hanno permesso di avere un controllo molto maggiore sulle modalità di accesso alle nostre informazioni sensibili, oltre a fornirci un’ulteriore linea di difesa nella protezione contro le minacce informatiche.”

Conni Falkner, Direttore operativo (COO), NJORD

I documenti sono il cuore di ogni studio legale. Grazie a NetDocuments, NJORD è riuscito a trasformarsi in uno studio legale “cloud-first”, in cui i dipendenti possono collaborare e lavorare in modo efficace su oltre due milioni di documenti. Grazie a un accesso migliorato ai documenti, alla base di un moderno modello di lavoro ibrido, NJORD è ora pronto a raccogliere i frutti di una maggiore produttività e di un servizio clienti ottimizzato.

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