Cosa fare quando il vostro attuale sistema di gestione dei documenti non è più all’altezza.

Progressive Legal ha constatato che le soluzioni standard di archiviazione dei documenti non erano in grado di soddisfare le esigenze del proprio studio legale moderno. Questo caso di studio illustra come l’integrazione intuitiva di NetDocuments con i sistemi esistenti e il suo modello flessibile basato sul cloud abbiano trasformato l’approccio di Progressive Legal alla gestione dei documenti, consentendo la collaborazione tra i membri del team da qualsiasi luogo.

Informazioni su Progressive Legal

Progressive Legal offre consulenza legale aziendale pratica, competente e tempestiva, oltre a documenti personalizzati, alle imprese australiane in fase di crescita. Lo studio è orientato al cliente e ha come obiettivo finale la tutela delle imprese australiane, dei loro beni e della loro proprietà intellettuale. Fornisce consulenza legale specialistica in materia di struttura societaria, tutela della proprietà intellettuale (compresi i marchi), documenti e consulenza legale commerciale su misura, diritto del lavoro e risoluzione delle controversie.

Progressive Legal ritiene che l’attuale modello legale sia ormai superato nel contesto digitale moderno e in rapida evoluzione, e la sua visione è completamente diversa dall’approccio “vecchia scuola” ai servizi legali. Offre servizi legali online a clienti in tutta l’Australia, con tempi di risposta rapidi, tariffe fisse e consulenza legale conveniente da parte di esperti in ciascuno dei settori di competenza. Progressive Legal è uno studio legale progettato per soddisfare le esigenze delle piccole imprese, con l’obiettivo di fornire un servizio eccellente senza gergo giuridico, utilizzando un linguaggio semplice e consigli pratici e chiari per le moderne imprese australiane.

Nata nel cloud e con numerosi avvocati, consulenti in materia di marchi e assistenti legali che lavorano da remoto, Progressive Legal aveva bisogno di una soluzione basata sul cloud, sicura e di facile utilizzo.

Superamento dei limiti dell'archiviazione locale dei documenti

Progressive Legal è sempre alla ricerca delle migliori tecnologie per supportare il proprio team e garantire risultati ai clienti. Fino al 2017, lo studio utilizzava una combinazione di Microsoft SharePoint e archiviazione locale per salvare i documenti, ma non si trattava di una soluzione specifica per il settore legale. Progressive Legal aveva bisogno di un modo affidabile e sicuro per trovare, condividere e collaborare sui documenti, da qualsiasi luogo e utilizzando qualsiasi dispositivo. Di conseguenza, Progressive Legal ha deciso che era giunto il momento di adottare un sistema di gestione documentale (DMS) dedicato, basato sul cloud e progettato appositamente per i professionisti del settore legale.

Ian Aldridge, avvocato responsabile presso Progressive Legal, afferma: «Avevamo bisogno di un archivio centrale per tutte le e-mail e i documenti. Volevo tracciare una linea netta e assicurarmi che nessuno dovesse mai più trovarsi nella situazione di perdere un documento. Volevamo inoltre eliminare ogni possibile problema legato al controllo delle versioni o qualsiasi difficoltà nella ricerca e nel recupero dei documenti».

“NetDocuments offre ottime funzionalità e caratteristiche, un’ottima esperienza utente e un elevato livello di sicurezza; inoltre, il suo prezzo per utente era accessibile e il suo modello di pagamento ‘pay-per-seat’ ha reso la scelta molto semplice per noi.”

Ian Aldridge, avvocato responsabile, Progressive Legal

‍“Analizzando il mercato nel suo complesso, NetDocuments era uno dei pochissimi sistemi di gestione della posta elettronica e dei documenti specifici per il settore legale. Molti studi legali utilizzano semplicemente il proprio sistema di gestione dello studio o una combinazione di Microsoft SharePoint e Office, ma ciò non offre lo stesso livello di funzionalità di NetDocuments.”

NetDocuments è stata la scelta più ovvia grazie alla sua integrazione con il sistema di gestione dello studio legale (PMS) Clio già in uso presso Progressive Legal e con applicazioni per la produttività come Microsoft Outlook. Progressive Legal è stata inoltre attratta dalla tradizione di NetDocuments come specialista nella sicurezza dei documenti e dal suo modello commerciale.

Dopo aver lavorato per diversi studi legali, sia piccoli che grandi, sia in Australia che nel Regno Unito, Aldridge ha maturato nel corso degli anni una notevole esperienza nell’utilizzo di vari sistemi di gestione documentale (DMS). Aggiunge: «NetDocuments offre ottime funzionalità e caratteristiche, un’ottima esperienza utente e un elevato livello di sicurezza; inoltre, il suo prezzo per utente era accessibile e l’approccio “pay-per-seat” ha reso la scelta molto semplice per noi».

Funzionalità rivoluzionarie grazie all’integrazione con Microsoft Office, all’archiviazione intelligente dei documenti e all’accesso sicuro “in mobilità”

Aldridge afferma di aver vissuto una serie di momenti di illuminazione durante la dimostrazione iniziale del prodotto. Era entusiasta della possibilità di conservare tutte le e-mail in un archivio sicuro e protetto, facilmente consultabile e strettamente integrato con Clio.

«Man mano che scoprivamo sempre più funzioni straordinarie, continuavo a chiedere ai colleghi: “Ma quanto è fantastico NetDocuments?!”. Era come se avessimo scoperto per caso un segreto industriale.»

Progressive Legal ha implementato NetDocuments nel 2017, con il supporto di Verlata Consulting, partner certificato NetDocuments. Oggi lo studio utilizza NetDocuments per l’archiviazione e la gestione dei precedenti e delle raccolte, nonché per la gestione dei documenti interni e di quelli dei clienti.

Aldridge spiega: “Ogni e-mail inviata e ricevuta da un cliente viene salvata su NetDocuments con un solo clic grazie alla funzionalità ndMail. Utilizziamo la funzione ndCompare in Microsoft Word per recuperare i documenti da confrontare direttamente dall’area di lavoro del cliente. La suite Microsoft Office si integra con NetDocuments, consentendo di salvare ogni elemento direttamente da Word, Excel, Outlook e anche da Adobe. Utilizziamo inoltre l’app NetDocuments sugli smartphone, che ci permette di accedere ai documenti ovunque ci troviamo.»

Man mano che scoprivamo altre fantastiche funzionalità, continuavo a chiedere ai colleghi: «Ma quanto è fantastico NetDocuments?!». Era come se avessimo scoperto un segreto industriale.

Ian Aldridge, avvocato responsabile, Progressive Legal

“L’integrazione con Clio e Microsoft Office rappresenta per noi una vera e propria rivoluzione. Anche il controllo delle versioni è eccellente. Possiamo salvare un documento senza perdere le versioni precedenti e accedervi in qualsiasi momento. Il backup di Echo offre una grande sicurezza, poiché è impossibile perdere un documento su cui si è lavorato a lungo. La potente funzione di ricerca è utilizzabile in tutti gli archivi, quindi se si ha in mente il titolo di un documento, non è necessario scorrere all’infinito o aprire varie cartelle.”

Il nostro studio non avrebbe sicuramente potuto crescere alla velocità con cui è cresciuto senza NetDocuments.

Ian Aldridge, avvocato responsabile, Progressive Legal

“Il nostro studio non avrebbe sicuramente potuto crescere alla velocità con cui è cresciuto senza NetDocuments. Guardando indietro, la scoperta di NetDocuments è stata un momento cruciale per la nostra azienda”, ha affermato Aldridge. Aggiunge che la competenza di NetDocuments in materia di conformità e sicurezza è stata particolarmente vantaggiosa: “Ora per noi è molto facile cercare e recuperare e-mail e documenti storici, il che è importante poiché, per legge, dobbiamo conservare le informazioni per sette anni. NetDocuments opera secondo gli standard più elevati in materia di sicurezza, archiviazione e gestione di e-mail e documenti, il che rappresenta naturalmente una considerazione fondamentale per noi. I potenziali clienti ci chiedono spesso quale piattaforma utilizziamo e siamo orgogliosi di poter rispondere che utilizziamo NetDocuments. Non esito a raccomandare NetDocuments agli studi legali australiani di qualsiasi dimensione.”

Guardando al futuro, Progressive Legal sta iniziando a valutare in che modo le funzionalità native di intelligenza artificiale e automazione di NetDocuments ndMAX possano apportare vantaggi allo studio. “Stiamo cercando una piattaforma che ci consenta di generare documenti sulla base di modelli preesistenti, creare raccolte di clausole utili, guide pratiche e questionari, ora che disponiamo di un ampio archivio di modelli”, ha concluso Aldridge.

Grazie a NetDocuments, Progressive Legal ha potuto trarre vantaggio da una maggiore produttività, di pari passo con la continua crescita della propria attività. I dipendenti dello studio possono ora collaborare e lavorare in tutta sicurezza sui documenti da qualsiasi luogo, innalzando il livello del servizio offerto ai clienti. Inoltre, Progressive Legal ha la certezza di disporre di una piattaforma a prova di futuro che le consentirà di sfruttare le più recenti funzionalità di intelligenza artificiale nel settore legale.

Per saperne di più su NetDocuments e su come lavorare in modo più efficiente grazie a un sistema intelligente di gestione dei documenti, clicca qui per richiedere una demo personalizzata.