Após anos de avanço (e um ano em que fiquei em casa a aprender a fazer uma massa fermentada requintada), a tecnologia infiltrou-se finalmente em todos os aspectos das nossas vidas. Nunca antes a tecnologia foi tão importante para o sucesso ou o fim de uma empresa - e para a satisfação dos seus empregados.

O cofundador e diretor de tecnologia (CTO) da NetDocuments, Alvin Tedjamulia, compreende isto intimamente e, recentemente, sentou-se com a diretora de publicações e imprensa da ILTA, Beth Anne Stuebe, para uma entrevista em que explica como foi construir uma nova indústria tecnológica a partir do zero, vendo-a tornar-se o software de base para escritórios de advogados e equipas jurídicas, o impacto da pandemia global e o que o futuro reserva para a própria NetDocuments.

A transcrição abaixo é um resumo da entrevista original. Clique aqui para ouvir o debate completo.

Beth Anne: Vamos falar um pouco sobre a nuvem e o que [a NetDocuments está] a fazer de inovador e diferente e porque é que os nossos membros da ILTA devem saber?

Alvin: Na nossa vida anterior como SoftSolutions, tínhamos um serviço de gestão de documentos muito bem-sucedido que se espalhou por todos os grandes escritórios de advocacia e até mesmo por alguns dos escritórios de advocacia de médio porte. Depois de termos sido adquiridos pela WordPerfect e pela Novell, dissemos: "Olha, agora precisamos de criar uma iteração diferente da nuvem. Na altura, foi uma ideia espantosa, porque o mundo não estava preparado.

Nessa altura, os browsers AOL ainda eram distribuídos em CD e ainda se utilizavam modems para ligar à nuvem. As pessoas diziam: " Estão loucos? Mas sabíamos que, para trazer uma nova visão da tecnologia para o mercado - uma visão em que pudéssemos colaborar entre escritórios de advogados, ter uma infraestrutura verdadeiramente distribuída em que os documentos pudessem ser acedidos em qualquer lugar a partir de qualquer dispositivo e ter uma verdadeira estrutura de segurança que lidasse eficazmente com intimações, ataques de estados-nação e ransomware -, precisávamos de ter apenas uma única plataforma. Previmos que a nuvem acabaria por alcançar todas essas coisas e, então, valeu a pena! Hoje em dia, a justificação não é porquê a nuvem, mas porque não a nuvem?

Beth Anne: Bem, aí está a pergunta que eu ia fazer, mas porque é que alguém não quereria mudar para a nuvem? Mesmo como editora da ILTA, sei que a tecnologia da nuvem é segura, eficaz e económica, mais do que qualquer outra coisa. Porque é que alguém não haveria de querer mudar?

Alvin: Sabe, as pessoas têm vários receios... talvez porque ainda não estudaram todos os benefícios. O conceito de perda de controlo e as preocupações com a segurança ou apenas com a tradição. A ideia de: "Estou aqui com esta tecnologia atual há tanto tempo, será que quero mesmo mudar? Mas isso está a desaparecer. Há estudos de casos comprovados e esmagadores que demonstram que esta é a solução ideal.

Por isso, queria falar-lhe, Beth Anne, um pouco sobre um facto muito interessante que vi quando visitámos um dos nossos clientes na Alsácia, em França, na cidade de Strasburg.

Enquanto lá estava, fiquei simplesmente espantado com a beleza daquele sítio e da paisagem. Fiquei muito fascinado com o facto de, em cima dos telhados, nas catedrais, nas casas, nos postes... ter visto estes ninhos. Mais tarde, descobri que eram de cegonhas!

E estas cegonhas continuam a regressar vezes sem conta, e reconstroem o seu ninho todos os anos... retomando o ponto de partida do ano anterior. Continuam a acrescentar e a acrescentar e a acrescentar até terem estas enormes plataformas prontas para receber a próxima geração. E quando olhei para isso, pensei: oh, é tão semelhante ao que a NetDocuments tem estado a fazer. Criámos uma plataforma que está a ser continuamente desenvolvida ano após ano e que é capaz de acrescentar novas tecnologias que são essenciais para a evolução do mundo do trabalho jurídico. E esse é realmente o grande objetivo que temos ao construir a plataforma NetDocuments. Já não se trata apenas de uma ferramenta para o nosso DMS. É a salesforce.com para o sector jurídico.

Beth Anne: Gosto muito do facto de vocês terem roubado toda a tecnologia da NetDocuments aos pássaros. Penso que é 100% o caminho a seguir e adoro o facto de continuarem a desenvolver essa ideia. Mas se estão a pegar na ideia a partir daí, para onde vão a seguir? Presumo que, a certa altura, as cegonhas terão um ninho tão grande que terão de se mudar, porque o que quer que o esteja a segurar não será capaz de o suportar. Então, que tipo de apoio é que vão ser capazes de oferecer a seguir?

Alvin: Sabe, começámos com o conceito de organização de documentos e de proteção de documentos. Agora estamos a migrar para o conceito de planeamento com base nos seus documentos e de fornecimento de conteúdos aos seus clientes e de aprendizagem com os seus documentos. Vamos expandir-nos em todas estas áreas. E a melhor parte é que estas aplicações e soluções estão incorporadas na plataforma. Atualmente, a plataforma é totalmente compatível com as normas ISO, HIPAA e FedRAMP. Sempre que adicionámos um novo tipo de certificado de conformidade, todos os nossos escritórios de advogados herdaram-no automaticamente, sem qualquer esforço da sua parte. Recebem-no simplesmente porque estão ligados à mesma plataforma.

Cada novo conjunto de tecnologias que introduzimos é herdado automaticamente por todos, tal como o instinto migratório é automaticamente herdado nas cegonhas. Todas as ferramentas futuras herdam toda a robustez, toda a segurança e toda a disponibilidade global que a plataforma NetDocuments proporciona.

Beth Anne: Adoro a ideia de que vocês tiraram tanto da natureza e o cultivaram, se quiserem, numa plataforma completamente utilizável onde as pessoas têm a opção dessa iteração contínua. Gostaria de saber o que vão fazer a seguir e o que nos vão mostrar na ILTACON 2021.

Alvin: Sim, é verdade. Para mim, tem sido muito gratificante ver a migração que está a ocorrer para o NetDocuments. Por vezes, é preciso analisar bem se é melhor mudar do que permanecer na mesma aplicação e migrar, porque depois de fazer esse esforço, a vista de cima que se tem é absolutamente espantosa. As recompensas justificam absolutamente o esforço.

Por esse motivo, vamos alargar o conjunto de soluções que existe com a NetDocuments. E não vou ser muito específico porque vamos fazer mais anúncios mais tarde, mas vamos entrar em práticas jurídicas mais específicas e fornecer soluções especificamente para essas áreas de prática. Talvez o departamento de contencioso ou o grupo transacional, para que possam ver que a plataforma não está a gerir genericamente os conteúdos, mas está a ajudar-nos a exercer a advocacia de forma mais eficaz nas nossas áreas. Verá também o trabalho que estamos a fazer com os nossos parceiros de enorme sucesso - alguns dos maiores parceiros tecnológicos do sector - para quase eliminar a visão mista ou desarticulada de fazermos algo na aplicação A e algo na aplicação B.

Alvin: Verá também outros esforços e soluções para capturar facilmente os documentos apresentados em tribunal, tirando partido das nossas capacidades alargadas e dinâmicas de criação de perfis.

O que estamos a analisar é toda a prática da advocacia e tornar as coisas normais do dia a dia muito mais fáceis. A gestão de documentos é o núcleo central do trabalho de um escritório de advogados. Mas existem outras aplicações essenciais, que o sistema de registos tem de alcançar para criar transições suaves para que um advogado possa exercer eficazmente a sua área específica do direito. É isso que verá na ILTACON - a capacidade de expansão da plataforma NetDocuments em todas essas áreas múltiplas.

Beth Anne: Vocês têm realmente um conjunto fantástico e inovador a ser lançado e estamos ansiosos por vos ver na ILTACON. Alvin, falaste de tanta coisa hoje. Há muita coisa para as pessoas digerirem. O que gostaria de nos deixar como ideia final sobre a evolução da NetDocuments para o futuro?

Alvin: O objetivo da nossa plataforma é criar simplicidade. O espaço jurídico é vasto, mas gostaríamos de o tornar simples para os utilizadores. Simples de adotar, simples de utilizar, simples de fazer as operações do dia a dia. E isso requer uma plataforma muito complexa e robusta que seja simultaneamente invisível no seu processo. Sempre disse que o NetDocuments é o sistema de gestão documental invisível, porque estamos presentes onde quer que vá e pode nem se aperceber disso. Se estiver no seu dispositivo móvel, no Outlook, na sua aplicação, na Web... sabe, é tudo invisível. Está sempre a funcionar nos bastidores. E agora estamos a expandir-nos para outras áreas que são importantes para a produtividade do advogado quotidiano. Simplicidade e invisibilidade - este é o conceito e o objetivo da plataforma NetDocuments. Porquê? Porque queremos facilitar a vida ao utilizador final.

Quando a tecnologia é suficientemente inteligente para não se meter no seu caminho, isso é trabalho inspirado.

O trabalho jurídico está a evoluir a um ritmo mais rápido do que nunca, e a tecnologia é a chave para o sucesso contínuo dos advogados (e das suas empresas). Na NetDocuments, orgulhamo-nos de fornecer uma plataforma que apoia os advogados em todas as fases do seu processo, para que se possam concentrar nos resultados e não nos documentos.

Junte-se a nós na ILTACON em agosto e na nossa conferência anual de utilizadores, Inspireem novembro, para ver de perto o que estamos a construir para que a sua equipa jurídica acompanhe o ritmo crescente dos negócios.