Quando si sta concludendo un accordo e un socio non riesce a trovare il precedente di cui ha bisogno, nessuno parla di confronti tra le caratteristiche dei prodotti. Si spiega invece al cliente perché lo studio sta ripartendo da zero su un lavoro che ha già svolto in passato.

Quando gli avvocati non riescono a trovare ciò di cui hanno bisogno, molti danno la colpa al sistema di ricerca. Ma il sistema di ricerca riflette la qualità dei contenuti sottostanti, ed è per questo che la profilazione basata sull’intelligenza artificiale sta facendo discutere il settore.

Tuttavia, non tutte le tecniche di profilazione basate sull’intelligenza artificiale sono uguali. Un modello addestrato su documenti legali generici e “congelato” al momento dell’implementazione potrà portare uno studio legale solo fino a un certo punto: non è in grado di adattarsi ai tipi di pratiche trattate, alle aree di specializzazione o al modo in cui i vostri avvocati descrivono effettivamente il proprio lavoro. Le lacune nei metadati che ne derivano sono cumulative e costose.

Una ricerca più efficace può recuperare parte di ciò che una profilazione inadeguata tralascia. Tuttavia, le aziende che traggono il massimo vantaggio dalla ricerca — e dall’intelligenza artificiale in generale — sono quelle che si concentrano innanzitutto sul gettare le basi giuste.

Tutto inizia a monte, nel momento in cui un documento viene salvato e descritto. Si tratta di un problema di profilazione. E la maggior parte delle aziende ne ha uno.

Come la maggior parte degli studi legali e dei team legali è arrivata a questo punto

Quando è stata introdotta sul mercato, la profilazione basata sull’apprendimento automatico ha rappresentato un vero e proprio passo avanti rispetto all’inserimento manuale dei dati. Gli operatori del settore legale l’hanno adottata, la ricerca è migliorata e il dibattito è andato avanti.

Ciò che nessuno aveva pienamente previsto è che il modello fosse già stato definito al momento della sua introduzione. Il limite massimo era stato stabilito fin dall’inizio. La maggior parte delle aziende sta iniziando a rendersene conto solo ora.

Quanto costa davvero

Immaginate la tipica email che circola in tutto lo studio. Un associato senior ha bisogno di un modello per la costituzione di un fondo o di un accordo di distacco transfrontaliero che lo studio ha quasi certamente già gestito in passato. Invece di cercarlo nel sistema, invia un’email a 30 colleghi. Le risposte arrivano nell’arco di due giorni. Tre versioni diverse. Nessuno sa con certezza quale sia quella aggiornata.

Non si tratta di un caso isolato. Per molte aziende, è una situazione che si verifica ogni settimana.

Lo stesso problema si riscontra anche all’interno degli uffici legali aziendali. Un responsabile legale incaricato di preparare i documenti per il consiglio di amministrazione non riesce a individuare la versione approvata lo scorso trimestre. Un team interno che sta negoziando un contratto con un fornitore in tre diverse giurisdizioni non riesce a trovare il modello già adattato alle rispettive legislazioni applicabili. Il costo non è solo rappresentato dal doppio lavoro, ma anche da condizioni contrattuali incoerenti, da un aumento del rischio e da tempi di esecuzione più lunghi.

Dietro quell’e-mail si nasconde un fenomeno più ampio. I partner riscrivono accordi già esistenti. Gli associati redigono i documenti partendo da zero, invece di basarsi sui migliori modelli dello studio. I nuovi assunti provenienti da altri studi portano con sé precedenti esterni perché non riescono a trovare ciò che lo studio ha già a disposizione. Il sapere istituzionale, che ha richiesto anni per essere costruito, rimane confinato nel sistema, invisibile proprio a chi ne ha più bisogno.

Come dovrebbe essere una profilazione AI più efficace

Una profilazione AI più efficace si adatta al modo in cui i vostri avvocati effettuano effettivamente le ricerche, senza i limiti artificiali imposti dai modelli pre-addestrati.

Ecco come funziona nella pratica.

Configurato in base ai flussi di lavoro del vostro studio

La profilazione AI di NetDocuments viene configurata fin dal primo giorno in base ai flussi di lavoro specifici di ciascuna organizzazione. Che il vostro studio legale utilizzi una tassonomia per aree di attività sviluppata nel corso di decenni o che il vostro ufficio legale aziendale organizzi il lavoro per unità aziendale, linea di prodotti e giurisdizione, il sistema si adatta al modo in cui i vostri team operano effettivamente. Non vi è alcun compromesso tra ciò che il software consente e ciò di cui il vostro personale ha bisogno.

Metadati in linea con le modalità di ricerca degli avvocati

Metadati giuridici efficaci riflettono il modo in cui avvocati e giuristi interni interpretano effettivamente i documenti, non come questi vengono classificati da un fornitore. Grazie alla profilazione basata sull’intelligenza artificiale generativa di NetDocuments, i campi dei metadati sono illimitati e possono includere la giurisdizione, la legge applicabile, il tipo di operazione, il settore della controparte, il quadro normativo e altro ancora.

Quando un avvocato civilista di Sydney cerca una perizia comparabile, oppure un associato specializzato in transazioni a New York ha bisogno di una specifica clausola di indennizzo, oppure un avvocato specializzato in contenziosi a Londra cerca le dichiarazioni dei testimoni relative a un procedimento simile, il sistema di profilazione garantisce che venga visualizzato il risultato corretto.

Accesso più rapido ai precedenti e ai lavori precedenti 

Una migliore catalogazione dei documenti si traduce direttamente in un accesso più rapido ai precedenti e ai lavori precedenti. Gli uffici legali aziendali dedicano meno tempo a riscrivere contratti che la loro organizzazione ha già negoziato. Gli studi legali recuperano il know-how istituzionale che altrimenti andrebbe perso con l’uscita di scena degli avvocati. Documenti ben catalogati significano che la risposta è già nel sistema — reperibile in pochi secondi.

Quando la profilazione è strutturata in base al modo di operare della vostra azienda, i risultati sono immediati. Un accordo di costituzione di un fondo viene archiviato esattamente come tale. Un accordo di distacco viene visualizzato quando qualcuno lo cerca. L’e-mail inviata a tutta l’azienda non viene più inviata perché le persone si affidano al sistema per ottenere una risposta alla loro domanda.

La ricerca migliora grazie al miglioramento dei metadati. Gli strumenti di intelligenza artificiale funzionano meglio perché hanno a disposizione dati reali su cui lavorare.

Ogni investimento nel campo dell'intelligenza artificiale effettuato dalla vostra azienda dipende da questo

Ogni strumento che la vostra azienda sta acquistando in questo momento, che sia per la ricerca, la redazione o la gestione delle conoscenze, legge i vostri metadati. Un’infrastruttura di profilazione basata su modelli fissi e pre-addestrati con campi limitati rappresenta un onere nascosto per tutto ciò.

Ciò assume ancora maggiore rilevanza con l’avvento dell’IA agentica. Quando un agente di IA accede al vostro sistema per individuare precedenti o individuare casi simili, sta analizzando i vostri metadati. Metadati scarsi producono risultati scarsi. Man mano che le aziende interconnettono un numero sempre maggiore di sistemi, il valore dei metadati di qualità aumenta esponenzialmente, mentre quello dei metadati scadenti comporta costi sempre più elevati.

Le aziende che traggono il massimo dai propri investimenti nell’intelligenza artificiale non sono quelle che acquistano il maggior numero di strumenti. Sono quelle che, prima di tutto, consolidano le basi.

Scopri la profilazione basata sull'intelligenza artificiale che funziona davvero

Quando i vostri team cercano documenti già elaborati in precedenza, riescono a trovarli? Se la risposta non è un “sì” convinto, è il momento di prendere in considerazione NetDocuments.

Grazie a un motore di profilazione basato sull'intelligenza artificiale generativa che si adatta ai vostri metadati, ai vostri tipi di documento e ai vostri flussi di lavoro, il risultato è una ricerca che funziona davvero, strumenti di intelligenza artificiale in grado di trasformare i vostri flussi di lavoro e una base di conoscenze il cui valore cresce nel tempo.

Richiedi una valutazione di profilazione per scoprire come vengono descritti attualmente i tuoi documenti e cosa potrebbero trascurare i tuoi avvocati a causa di ciò.

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