I sistemi di gestione dei documenti e dei registri presentano molte analogie. Infatti, in questa era digitale, se si desidera gestire i registri elettronici, le caratteristiche e le funzionalità necessarie per gestire i documenti elettronici costituiscono una solida base per la gestione dei registri. Ciò si rifletteva già decenni fa, quando i professionisti della gestione dei registri, che avevano gestito archivi di registri fisici, iniziarono a parlare di EDRM – Electronic Document & Records Management. Il settore si è evoluto e la gestione dei documenti e degli archivi presenta alcune sfumature; è quindi importante comprendere in che modo queste discipline differiscono e in quali ambiti si sovrappongono.

Che cos’è la gestione dei documenti?

La gestione dei documenti consiste nel dare una struttura ai dati non strutturati utilizzando vari strumenti e strategie. È importante ricordare che un documento è una forma di informazione generalmente considerata “non strutturata”, al contrario delle righe e delle colonne strutturate di un database. Un sistema di gestione dei documenti (DMS) è uno strumento fondamentale per dare una struttura a tali dati non strutturati.

In pratica, un sistema di gestione dei documenti (DMS) offre strumenti che consentono di creare, modificare, archiviare, individuare, condividere e, in generale, gestire i propri documenti, che possono essere documenti di elaborazione testi, presentazioni, fogli di calcolo, immagini, file PDF ecc.

Ma a cosa serve davvero questa funzionalità? Per scoprirlo, diamo un’occhiata ad alcuni degli obiettivi della gestione dei documenti.

Lo scopo dei software di gestione dei documenti

In linea di massima, l’obiettivo principale della gestione dei documenti è quello di organizzare le informazioni e consentire alle persone di trovare ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno; tuttavia, esistono diversi fattori che possono influire sul successo di tale processo.

Una solida strategia di gestione dei documenti (e un sistema di gestione dei documenti nel cloud, o DMS) sostiene tale obiettivo contribuendo a:

• Gestire il controllo delle versioni
• Migliorare la ricerca dei documenti
• Digitalizzare i documenti cartacei
• Evitare la perdita o l'archiviazione errata dei documenti
• Stabilire un'unica fonte di verità
• Tieni in ordine documenti e cartelle, compresi quelli elettronici

Naturalmente, anche per gli studi legali e i team legali la sicurezza e la conformità sono priorità fondamentali, specialmente quando i team sono dislocati in diverse sedi. Comportamenti dolosi e persino semplici errori umani possono compromettere una strategia di gestione dei documenti ed esporre la vostra organizzazione a rischi. Ecco perché è così importante disporre di un processo aziendale e di strumenti adeguati per controllare l’accesso degli utenti ai documenti, comprese le barriere etiche, al fine di affermare il vostro sistema di gestione dei documenti (DMS) come unica fonte di verità per la vostra organizzazione.

In che modo un sistema di gestione dei documenti (DMS) può essere d’aiuto

Come abbiamo già detto, una piattaforma software per la gestione dei documenti che aiuta le organizzazioni a gestire i documenti utilizzando una suite di strumenti per l'archiviazione, l'organizzazione, la modifica e la condivisione sicura dei documenti — e questa è solo la punta dell'iceberg.

Uno dei principali vantaggi di un sistema di gestione documentale (DMS) è che semplifica e ottimizza molti dei processi che potrebbero compromettere una solida strategia di gestione dei documenti. È in grado di automatizzare i flussi di lavoro e aiutare i membri del vostro team a mantenere l’organizzazione dei documenti, consentendo loro di svolgere in modo efficiente i propri compiti, indipendentemente dalla complessità dei flussi di lavoro.

Oltre agli strumenti e alle funzionalità volti a migliorare la produttività, un altro aspetto di incredibile valore di un sistema di gestione documentale (DMS) è la maggiore sicurezza dei documenti. Poiché la riservatezza e la conformità sono fondamentali nell’ambito legale, nessuna organizzazione può permettersi di trascurare la sicurezza dei documenti nella scelta di un DMS e nell’elaborazione di una strategia di gestione documentale.

Che cos’è la gestione dei documenti?

In tutto il mondo esistono numerose definizioni diverse, formulate da enti governativi e organizzazioni, di ciò che costituisce un “documento”, ma nel 2001 l’Organizzazione internazionale per la normazione (ISO) ha ratificato uno standard globale per la gestione dei documenti, la norma ISO 15489. La norma ISO stabilisce che:

“La gestione dei documenti è il settore della gestione responsabile del controllo efficiente e sistematico della creazione, della ricezione, della conservazione, dell’utilizzo e dello smaltimento dei documenti, compresi i processi di acquisizione e conservazione delle prove e delle informazioni relative alle attività e alle transazioni aziendali sotto forma di documenti”

Ma cos’è un record e perché dobbiamo trattarlo in modo diverso?

L’ISO ha inoltre definito cosa si intende per “documento”: “informazione creata, ricevuta e conservata come prova e come risorsa da un’organizzazione o da una persona, al fine di adempiere agli obblighi legali o nello svolgimento delle attività aziendali”.

Pertanto, non tutti i vostri documenti possono essere classificati come atti, e non tutti i vostri atti saranno documenti. La definizione di base di “atto”, inteso come elemento che costituisce prova di una transazione commerciale o dell’adempimento di un obbligo legale, può essere modificata e integrata a seconda delle giurisdizioni in cui operate e delle normative specifiche relative al vostro settore.

Gli obiettivi della gestione dei documenti

In definitiva, lo scopo della conservazione di tali documenti è quello di ottemperare alle leggi e alle altre normative e di proteggere la vostra organizzazione dai rischi. Ad esempio, se la vostra azienda o società fosse sottoposta a una verifica, potrebbe incorrere in multe ingenti o altre sanzioni qualora i documenti non fossero gestiti in modo adeguato. La migliore difesa consiste nell’adottare una strategia di gestione dei documenti che includa politiche ben documentate in materia.

Oltre alle buone pratiche di gestione dei documenti, la gestione degli archivi può richiedere elementi aggiuntivi, tra cui lo sviluppo di politiche e procedure chiare in materia di conservazione (mantenimento dei documenti per un determinato periodo) e smaltimento (distruzione definitiva dei documenti). Una strategia di gestione degli archivi può essere d’aiuto fornendo processi per:

• Rispetto dei periodi di conservazione obbligatori per i documenti archiviati
• Impostazione dei controlli di accesso degli utenti e impedimento delle modifiche al record
• Fornire assistenza nell’ambito dell’e-discovery o applicare misure di conservazione a fini legali quando necessario
• Mantenere una traccia di controllo che documenti le modalità di gestione del documento, dalla dichiarazione allo smaltimento
• Creazione di un inventario dei documenti per tenere traccia dei documenti in possesso, talvolta denominata “dichiarazione e registrazione”
• Gestione dello smaltimento dei documenti cartacei ed elettronici (ad esempio, archiviazione, cancellazione o distruzione dei documenti inattivi al termine del loro ciclo di vita)
• Applicazione dei piani di conservazione dei documenti in base al loro valore giuridico, fiscale, amministrativo o storico

In che modo un software di gestione dei documenti può essere d’aiuto?

Il software di gestione dei documenti (RM) consente di acquisire, identificare, archiviare e smaltire in modo efficiente i documenti aziendali in conformità con le politiche, le procedure e le normative vigenti.

Quando un’azienda o una società deve gestire un volume elevato di documenti, spesso è utile disporre di un sistema dedicato in grado di supportare le attività di gestione dei documenti — dalla protezione dei file riservati alla tenuta di un inventario dei documenti, fino alla gestione delle richieste di smaltimento. Uno strumento specializzato nella gestione dei documenti risulta particolarmente utile quando è necessario gestire sia i documenti cartacei (fascicoli fisici contenenti documenti cartacei) sia quelli elettronici, soprattutto quando tali documenti potrebbero essere gestiti fuori sede da un fornitore di servizi specializzato.

Perché abbiamo bisogno di strumenti diversi

Un sistema di gestione dei documenti (DMS) è in grado di fornire gran parte delle funzionalità necessarie per attuare la vostra strategia di gestione dei documenti elettronici conservati sotto forma di file, che si tratti di file Word, e-mail, presentazioni ecc.

Un sistema di gestione documentale (DMS) può essere configurato e organizzato in modo tale che gli spazi di lavoro o le cartelle rispecchino il piano di classificazione della gestione dei documenti. I riferimenti al piano di classificazione e le etichette relative ai tempi di conservazione possono essere memorizzati come metadati per ciascun documento all’interno del DMS. Il sistema può inoltre fornire funzionalità di conservazione e smaltimento, sebbene solitamente non siano così sofisticate o flessibili come quelle presenti in un sistema specializzato nella gestione dei documenti. Questa funzionalità del DMS può risultare particolarmente utile se la vostra strategia di gestione dei documenti prevede l’esigenza di una “gestione in loco”, ovvero se non desiderate copiare o spostare (operazione spesso definita “archiviazione”) i vostri documenti su un sistema separato.

Tuttavia, quando il volume dei documenti inizia ad aumentare, la complessità del piano di archiviazione o del programma di conservazione diventa maggiore, oppure quando è necessario gestire documenti cartacei ed elettronici su sistemi multipli e diversi che coprono sia dati strutturati che informazioni non strutturate, allora è davvero necessario un sistema RM specializzato. Un sistema di questo tipo fornirà funzionalità aggiuntive che vanno ben oltre quelle offerte dal DMS per evitare:

• Percorsi di audit incompleti
• Documenti e file non protetti
• Ricerca e recupero dei file inefficienti
• Mancato rispetto dei requisiti di legge
• Difficoltà nell'accesso ai documenti e nella collaborazione su di essi
• Modifiche accidentali apportate ai record dopo la finalizzazione
• Processi manuali di smaltimento dei documenti che richiedono molto tempo
• Costi elevati di archiviazione quando i file vengono conservati oltre il periodo di conservazione previsto
• Contenuti duplicati e/o confusione tra documenti di lavoro e documenti d'archivio
• … e molto altro ancora.

La complessità delle vostre esigenze aziendali, i vostri obblighi di conformità legale e normativa e molti degli altri fattori sopra menzionati determineranno se un sistema di gestione documentale (DMS) possa aiutarvi a realizzare la vostra strategia di gestione dei documenti o se abbiate invece bisogno di un sistema di gestione dei documenti separato.

Per saperne di più sui vantaggi e gli svantaggi delle diverse soluzioni software per il settore legale, nonché su come si sovrappongano e si completino a vicenda, consulta la nostra guida rapida alla tecnologia legale.

In che modo NetDocuments può aiutarti

In qualità di soluzione leader nella gestione dei documenti basata su cloud, la piattaforma NetDocuments è progettata per aiutare i professionisti del settore legale a massimizzare la produttività grazie a una suite di potenti strumenti di gestione e governance delle informazioni che consentono di creare, modificare, archiviare, individuare e collaborare sui documenti — ovunque, su qualsiasi dispositivo, con funzionalità di sicurezza pluripremiate.

NetDocuments offre funzionalità che consentono di applicare le vostre politiche di gestione dei documenti ai file presenti nel nostro sistema, tra cui politiche di conservazione flessibili, funzionalità di blocco legale, cancellazione sicura e un modello di metadati estremamente flessibile che può essere associato a un piano di archiviazione o a un programma di conservazione.

Riteniamo che dovreste sempre avere accesso al meglio che la tecnologia ha da offrire, ed è per questo che NetDocuments si integra con numerosi fornitori leader nel settore della gestione dei documenti elettronici. Ciò garantisce che i vostri processi rimangano snelli e sicuri senza rinunciare a funzionalità o competenze. E sebbene NetDocuments non sia un sistema di gestione dei documenti, supportiamo le migliori pratiche di gestione dei documenti e degli archivi consentendo agli utenti di definire le politiche di conservazione e archiviazione dei documenti direttamente sulla piattaforma. Ciò vi permette di eliminare e cancellare definitivamente i file in base ai criteri da voi scelti.

Abbinando il vostro sistema di gestione dei documenti a un DMS potente, sicuro e flessibile come NetDocuments, potrete garantire al vostro team gli strumenti migliori per lavorare al meglio.