Dopo anni di progressi (e un anno trascorso a casa a imparare a preparare un ottimo pane a lievitazione naturale), la tecnologia è finalmente entrata in ogni aspetto della nostra vita. Mai come ora la tecnologia è stata così determinante per il successo o il fallimento di un’azienda — e per la soddisfazione dei suoi dipendenti.

Il cofondatore e Chief Technology Officer (CTO) di NetDocuments, Alvin Tedjamulia, ne è profondamente consapevole e recentemente ha concesso un’intervista alla direttrice delle pubblicazioni e delle relazioni con la stampa dell’ILTA, Beth Anne Stuebe, in cui ha raccontato in dettaglio com’è stato costruire da zero un nuovo settore tecnologico, vederlo diventare il software di riferimento per studi legali e team legali, l’impatto della pandemia globale e cosa riserva il futuro alla stessa NetDocuments.

La trascrizione riportata di seguito è una versione sintetica dell'intervista originale. Clicca qui per ascoltare la discussione completa.

Beth Anne: Parliamo un po’ del cloud e di cosa sta facendo [NetDocuments] di innovativo e diverso, e perché i nostri membri dell’ILTA dovrebbero saperlo?

Alvin: Nella nostra precedente esperienza come SoftSolutions, avevamo un servizio di gestione dei documenti di grande successo che si era diffuso in tutti i grandi studi legali e persino in alcuni studi di medie dimensioni. Poi, dopo essere stati acquisiti da WordPerfect e Novell, ci siamo detti: “Sentite, ora dobbiamo creare una versione diversa del cloud”. All’epoca era un’idea straordinaria, perché il mondo non era ancora pronto.

All’epoca, i browser di AOL venivano ancora distribuiti su CD e per connettersi al cloud si usavano ancora i modem. La gente diceva: “Ma siete pazzi?”. Ma sapevamo che, per portare sul mercato una nuova visione della tecnologia — in cui poter collaborare tra studi legali, disporre di un’infrastruttura realmente distribuita che consentisse di accedere ai documenti ovunque e da qualsiasi dispositivo, e disporre di un vero e proprio quadro di sicurezza in grado di gestire efficacemente mandati di comparizione, attacchi da parte di Stati-nazione e ransomware — alla fine avremmo avuto bisogno di una sola piattaforma. Avevamo previsto che, alla fine, il cloud avrebbe colmato tutte queste lacune e, alla fine, ne è valsa la pena! Sapete, oggi la domanda non è «perché il cloud?», ma «perché non il cloud?».

Beth Anne: Beh, ecco che se ne va la domanda che stavo per fare, ma perché qualcuno non dovrebbe voler passare al cloud? Anche in qualità di editrice dell’ILTA, mi rendo conto che la tecnologia cloud è sicura, efficace e, soprattutto, conveniente. Perché qualcuno non dovrebbe voler passare al cloud?

Alvin: Sai, le persone nutrono molteplici timori… forse perché non ne hanno ancora compreso appieno i vantaggi. La percezione di una perdita di controllo, le preoccupazioni relative alla sicurezza o semplicemente la tradizione. Sai, l’idea del tipo: “Sono qui con questa tecnologia da così tanto tempo, voglio davvero cambiare?”. Ma questa mentalità sta scomparendo. Esistono innumerevoli casi di studio comprovati che dimostrano che questa è la soluzione ideale.

Allora, Beth Anne, volevo parlarti un po’ di una cosa molto interessante che ho notato mentre eravamo in visita da uno dei nostri clienti in Alsazia, in Francia, nella città di Strasburgo.

Mentre ero lì, sono rimasta semplicemente sbalordita dalla bellezza di quel luogo e della campagna circostante. Mi ha affascinato moltissimo il fatto che sui tetti, sulle cattedrali, sulle case, sui pali… vedessi questi nidi. Più tardi ho scoperto che erano di cicogne!

E queste cicogne continuano a tornare ancora e ancora e ancora, e ricostruiscono il loro nido ogni anno… riprendendo esattamente da dove avevano interrotto l’anno prima. Continuano semplicemente ad aggiungere, aggiungere e aggiungere fino a quando non hanno queste enormi piattaforme pronte ad accogliere la loro prossima generazione. E quando ho osservato quella scena, mi sono detto: “Oh, è proprio simile a ciò che NetDocuments sta facendo”. Abbiamo creato una piattaforma che viene continuamente ampliata anno dopo anno ed è in grado di integrare nuove tecnologie fondamentali per il mondo in continua evoluzione del lavoro legale. Ed è proprio questo il grande obiettivo che ci siamo prefissati nella realizzazione della piattaforma NetDocuments. Non è più solo uno strumento per il nostro sistema di gestione documentale (DMS). È il “salesforce.com” del settore legale.

Beth Anne: Mi piace davvero che abbiate preso spunto dagli uccelli per tutta la tecnologia di NetDocuments. Penso che questa sia al 100% la strada giusta da seguire e mi piace che continuiate a sviluppare questa idea. Ma se prendete spunto da lì, quale sarà il prossimo passo? Immagino che a un certo punto le cicogne avranno un nido talmente grande da dover andare altrove, perché ciò che lo sostiene non sarà più in grado di reggerlo. Quindi, che tipo di supporto sarete in grado di offrire in futuro?

Alvin: Sai, abbiamo iniziato con l’idea di organizzare e proteggere i documenti. Ora stiamo passando a un approccio basato sulla pianificazione a partire dai tuoi documenti, sulla distribuzione di contenuti ai tuoi clienti e sull’apprendimento dai tuoi documenti. Ci espanderemo in tutte queste aree. E la parte migliore è che queste applicazioni e soluzioni sono integrate nativamente nella piattaforma. Oggi la piattaforma è pienamente conforme alle norme ISO, HIPAA e FedRAMP. Ogni volta che abbiamo aggiunto un nuovo tipo di certificato di conformità, tutti i nostri studi legali lo hanno acquisito automaticamente, senza alcuno sforzo da parte loro. Lo ottengono semplicemente perché sono collegati alla stessa piattaforma.

Ogni nuova serie di tecnologie che introduciamo viene automaticamente ereditata da tutti, proprio come l’istinto migratorio viene automaticamente ereditato dalle cicogne. Ogni strumento futuro eredita tutta la robustezza, tutta la sicurezza e tutta la disponibilità globale garantite dalla piattaforma NetDocuments.

Beth Anne: Mi piace molto l’idea che abbiate tratto così tanto dalla natura e che, per così dire, l’abbiate coltivata fino a trasformarla in una piattaforma pienamente fruibile, in cui le persone hanno la possibilità di continuare a svilupparla. Mi piacerebbe sapere quali saranno i vostri prossimi progetti e cosa ci presenterete all’ILTACON 2021.

Alvin: Sì, è vero. Sai, per me è stato davvero gratificante vedere il processo di migrazione in corso verso NetDocuments. A volte bisogna davvero riflettere attentamente per capire se sia meglio cambiare piuttosto che rimanere sulla stessa applicazione e poi migrare, perché una volta compiuto questo sforzo, la prospettiva che si apre davanti è assolutamente straordinaria. I benefici giustificano pienamente lo sforzo.

Per questo motivo, amplieremo la gamma di soluzioni già disponibili con NetDocuments. Non entrerò nei dettagli perché faremo ulteriori annunci in seguito, ma ci concentreremo su aree di pratica legale più specifiche e forniremo soluzioni adatte proprio a quelle aree. Ad esempio, il dipartimento contenzioso o il gruppo transazionale, in modo che possiate rendervi conto che, in effetti, la piattaforma non si limita a gestire i contenuti in modo generico, ma ci aiuta concretamente a esercitare la professione legale in modo più efficace nei nostri ambiti di competenza. Vedrete inoltre il lavoro che stiamo svolgendo con i nostri partner di grande successo – alcuni dei più importanti partner tecnologici del settore – per eliminare quasi del tutto la visione frammentata o disgiunta che ci costringe a svolgere alcune attività nell’Applicazione A e altre nell’Applicazione B.

Alvin: Vedrete anche altre iniziative e soluzioni volte a facilitare l'acquisizione dei documenti che avete depositato in tribunale, sfruttando appieno le nostre funzionalità di profilazione ampliate e dinamiche.

Quello che stiamo esaminando è l’intero ambito dell’attività legale e come rendere molto più semplici le normali attività quotidiane che svolgete. La gestione dei documenti è il fulcro dell’attività di uno studio legale. Ma esistono altre applicazioni fondamentali con cui il sistema di archiviazione deve interagire per garantire transizioni fluide, consentendo all’avvocato di esercitare efficacemente la propria specifica area di diritto. Ecco cosa vedrete all’ILTACON: la capacità della piattaforma NetDocuments di espandersi in tutte queste diverse aree.

Beth Anne: State davvero per lanciare una soluzione fantastica e innovativa, e non vediamo l’ora di incontrarvi all’ILTACON. Alvin, oggi hai toccato tantissimi argomenti. Ci sono molte cose da assimilare. Con quale riflessione finale vorresti congedarti riguardo al futuro di NetDocuments?

Alvin: L’obiettivo principale della nostra piattaforma è garantire la semplicità. Il settore legale è vastissimo, ma vorremmo semplicemente renderlo più semplice per gli utenti. Semplice da adottare, semplice da usare, semplice per svolgere le operazioni quotidiane. E questo richiede una piattaforma molto complessa e robusta che, allo stesso tempo, sia invisibile nel vostro processo. Sapete, l’ho sempre detto: NetDocuments è il sistema di gestione dei documenti nel cloud invisibile, perché siamo presenti ovunque andiate e potreste persino non accorgervene. Che siate sul vostro dispositivo mobile, su Outlook, nella vostra app, sul web… sapete, è tutto invisibile. È semplicemente lì che lavora dietro le quinte. E ora ci stiamo espandendo ulteriormente in altre aree significative per la produttività dell’avvocato nella sua quotidianità. Semplicità e invisibilità: questo è il concetto e questo è l’obiettivo della piattaforma NetDocuments. Perché? Perché vogliamo semplificare la vita all’utente finale.

Quando la tecnologia è così intelligente da non intralciarti, ecco cosa significa “Work Inspired”.

Il settore legale sta evolvendo a un ritmo più veloce che mai e la tecnologia è la chiave per il successo duraturo degli avvocati (e dei loro studi legali). Noi di NetDocuments siamo orgogliosi di offrire una piattaforma che supporti gli avvocati in ogni fase del loro lavoro, consentendo loro di concentrarsi sui risultati piuttosto che sui documenti.

Unisciti a noi ad agosto all’ILTACON e alla nostra conferenza annuale degli utenti, Inspire, a novembre, per scoprire in anteprima ciò che stiamo sviluppando per consentire al vostro team legale di stare al passo con il ritmo sempre più serrato del mondo degli affari.