Sfida

‍Chapman and Cutler LLP, riconosciuto come uno dei più grandi studi legali al mondo che utilizzano esclusivamente Mac, ha dovuto affrontare notevoli difficoltà con il proprio sistema di gestione dei documenti (DMS) sviluppato su misura. Realizzato internamente, il sistema era difficile da gestire a causa della sua complessità e delle esigenze di manutenzione. Lo studio aveva bisogno di una soluzione che si integrasse con le sue attività principali senza gli oneri legati alla gestione di software e hardware.

Soluzione e implementazione

Al momento della sua nomina a CIO, David Hambourger ha portato una nuova prospettiva alla strategia IT dello studio. Forte delle precedenti esperienze positive nell’implementazione di NetDocuments per la gestione dei documenti presso altri studi, Hambourger ha sostenuto l’adozione di questa collaudata piattaforma basata sul cloud. Il suo obiettivo era eliminare la manutenzione del sistema interno, riallineando così le risorse IT ad attività più critiche e a valore aggiunto all’interno dello studio. NetDocuments offriva una soluzione solida con funzionalità quali la ricerca avanzata, la gestione delle e-mail e un eccezionale controllo delle versioni — funzionalità che all’interno dell’azienda erano assenti o gestite con grande difficoltà.

Il passaggio a NetDocuments ha consentito a Chapman and Cutler di migliorare l’affidabilità operativa e ridurre i costi IT legati alla manutenzione di un sistema legacy. Hambourger ha osservato: «Nel nostro portafoglio mancavano molte funzionalità che NetDocuments ci ha fornito quasi immediatamente, e il fatto di non doverci preoccupare dell’infrastruttura ha fatto una grande differenza».

La migrazione a NetDocuments ha rappresentato un’impresa di notevole portata, che ha comportato il trasferimento e la gestione sicura di circa 14 milioni di documenti. Hambourger ha sottolineato l’importanza cruciale della fase iniziale della migrazione, consapevole che una prima impressione impeccabile fosse fondamentale per ottenere il sostegno duraturo delle parti interessate dello studio. La strategia di transizione è stata pianificata ed eseguita meticolosamente, con l’obiettivo di ridurre al minimo le interruzioni e garantire che tutti i dati fossero migrati accuratamente nel nuovo sistema.

Risultati positivi

Hambourger è lieto di segnalare un elevato grado di soddisfazione nei confronti di NetDocuments, sottolineando che l’assenza di richieste di assistenza testimonia la qualità della progettazione del sistema e la sua facilità d’uso. «È ben progettato», ha commentato Hambourger. «Fa esattamente quello che promette di fare, e credo che le persone apprezzino la semplicità di questo risultato».

«Nel nostro portafoglio mancavano molte cose che NetDocuments ci ha fornito quasi immediatamente, e il fatto di non doverci preoccupare dell’infrastruttura ha fatto davvero la differenza.»

David Hambourger, Direttore informatico, Chapman and Cutler LLP

Ecco alcuni ulteriori vantaggi da tenere in considerazione:

• Maggiore affidabilità: il passaggio a NetDocuments ha aumentato notevolmente l’affidabilità del sistema, con risultati immediatamente evidenti in tutta l’azienda. Questo cambiamento è stato fondamentale per la produttività dell’azienda e ha contribuito a rafforzare la fiducia nel nuovo sistema di gestione documentale (DMS).
• Minori problemi legati alle infrastrutture: grazie a NetDocuments, Chapman and Cutler ha ridotto in modo significativo il tempo e le risorse precedentemente destinate alla progettazione e alla manutenzione dei sistemi.
• Soddisfazione degli utenti: l'azienda si è rapidamente adattata a NetDocuments, apprezzandone la semplicità e l'intuitività delle funzionalità.

Prospettive future

Chapman and Cutler è ora pronta a sfruttare ulteriori funzionalità e innovazioni offerte da NetDocuments. Hambourger è entusiasta dei continui miglioramenti e dell’introduzione di nuove funzionalità che contribuiranno a semplificare ulteriormente i processi dello studio.

Il caso di Chapman and Cutler LLP illustra l’impatto trasformativo derivante dalla scelta e dall’implementazione del giusto sistema di gestione dei documenti. Per questo studio legale che utilizza esclusivamente Mac, NetDocuments ha contribuito a ottimizzare le operazioni interne e a gettare le basi per un successo a lungo termine.

«È ben progettato. Fa esattamente quello che promette di fare, e credo che le persone apprezzino la semplicità del risultato ottenuto.»

David Hambourger, Direttore informatico, Chapman and Cutler LLP

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