In questa intervista, David Orchard parla del suo ruolo nel potenziamento del sistema di gestione dei documenti dell’azienda, illustrando le sfide che hanno dovuto affrontare, come NetDocuments abbia dissipato i suoi timori e i vantaggi immediati derivanti dal passaggio al sistema di gestione intelligente dei documenti NetDocuments.

Il sistema legacy di Kutak Rock era costituito da 12 archivi di documenti separati, ciascuno dei quali richiedeva un proprio database, un proprio file server e un proprio server di indicizzazione. Gli avvocati dovevano collegarsi manualmente a server diversi, il che rendeva il recupero dei documenti lento e frustrante. Avevano bisogno di un cambiamento, ma erano titubanti nell’affidare i propri documenti e le proprie e-mail a un fornitore esterno.

Il team di Kutak Rock ha riscontrato miglioramenti immediati, tra cui:

• Maggiore produttività per gli avvocati: una volta eliminati gli ostacoli informatici, gli avvocati dedicano meno tempo alla gestione dei documenti e più tempo a fornire valore aggiunto ai clienti.
• Ricerca più veloce e semplice: gli avvocati possono ora effettuare ricerche in tutte le raccolte di documenti in pochi secondi, senza più dover attendere l'indicizzazione né passare da un server all'altro.
• Gestione dei documenti affidabile e sicura: non è più necessario gestire più server in loco, il che riduce il carico di lavoro del reparto IT garantendo al contempo la sicurezza dei dati e la conformità alle normative.

“Il team con cui ho lavorato è stato semplicemente fenomenale. Prima della migrazione, dovevo ricostruire un indicizzatore ogni settimana. E quando l’indicizzatore è fuori servizio, gli avvocati non possono effettuare ricerche full-text. Ora, invece, all’improvviso, i nostri avvocati possono effettuare ricerche in qualsiasi archivio desiderino, in qualsiasi raccolta di documenti, nel giro di pochi secondi.” — David Orchard, Direttore amministrativo, Kutak Rock